Het is nog rustig aan de balie van Student Services wanneer de houten schotten die het kantoor van de wachtruimte scheiden worden opengevouwen. Vanaf 10.00 uur kunnen studenten met al hun vragen bij de desk terecht. ‘Wij zijn dan al een uur bezig’, vertelt een van de medewerkers. ‘Kunnen we alvast de eerste mailtjes wegwerken. Dat doet ons team ook aan het einde van de dag: we stoppen om 16.00 uur en beantwoorden nog een uurtje de laatste mails in de box.’
Waar de meeste afdelingen op de UT in de vakantiestand staan, is de zomer voor Student Services de drukste periode van het jaar. Stefan Tolboom en Jorine Oosting zijn twee studenten die in hun vakantie werken achter de balie van Student Services. Tolboom doet de master werktuigbouwkunde en Oosting is net klaar met haar bachelor biomedische technologie. Voor beiden is het hun eerste jaar achter de balie in de Vrijhof. Samen met nog drie studenten en drie vaste medewerkers vormen zij de eerste linie die het studentenvragenvuur opvangt.
Eerste aanspreekpunt
‘Het zijn vooral heel veel internationale studenten die met vragen naar ons toekomen’, vertelt Oosting. ‘Zij moeten flink wat regelen voor hun toelating aan de UT. De studenten hebben vragen over huisvesting, de benodigde documenten en het dagelijks leven in Enschede: je kunt het zo gek niet verzinnen of ze vragen het. Sommige dingen kunnen wij als eerste vraagbaak direct oplossen. Zo kreeg ik laatst de vraag: is er een tandarts op de campus? Kijk, dat kan ik natuurlijk wel beantwoorden.’
Toch is Student Services vooral het eerste aanspreekpunt, zegt Oosting. ‘De meeste vragen zetten we uit bij het gesloten kantoor, ofwel de backoffice: dat zijn de afdelingen die kennis hebben over specifieke thema’s zoals huisvesting, studentregistratie of het visumtraject. Voor ons aan de balie is het zaak om erachter te komen wat de échte vraag is van de student.’
Deadlines
‘Nu is het nog rustig aan de balie’, weet Tolboom. ‘De echte drukte begint pas vanaf volgende week. Dan zijn de meeste studenten weer in Enschede en weten ze ons te vinden. In augustus staan er echt rijen bij de balie, soms zelfs tot de trap. Ik denk dat de drukste periode vlak voor de Kick-In is. De internationals kunnen dan hun collegekaart ophalen en doen dat ook massaal: ze komen met een paar honderd tegelijk. Ook rond de deadlines voor intekeningen is het druk, zoals voor de officiële aanmelding op 1 mei.’
De moeilijkheidsgraad van de vragen verschilt nogal, vertelt Oosting. ‘Laatst vroeg iemand waar de UB zit. Tja, die zit hier verderop in de gang. Dan zijn we snel klaar. Maar ik heb ook wel eens een half uur of driekwartier aan de lijn gehangen met een bank of verzekeringsmaatschappij om studenten daar mee te helpen. Dat is heel uitdagend. Ook de vragen over het studentenleven zijn leuk. Zo kreeg ik de vraag van een internationale student of de Nederlandse studenten in de winter ook naar de campus fietsen. Mijn antwoord? Nederlanders gaan door weer en wind op de fiets. Altijd.’
Zelf gaan Tolboom en Oosting nog wel op vakantie in de zomerperiode. Voor de meeste vaste medewerkers geldt dat niet. Zij bewaken het fort in deze drukke periode. Want Student Services heeft één gouden regel: iedere student moet zijn of haar vraag kunnen stellen, zelfs als de rest van de UT met een mojito aan het strand ligt.
