Geen uitstel of afstel, maar een volledig online conferentie. Vanwaar die keuze?
Van der Veen: ‘In het voorjaar hadden we al vroeg door dat deze crisis niet een kwestie van een paar weken zou zijn. Daarom hebben we snel de knoop doorgehakt en besloten de conferentie volledig online te organiseren. Zeker gezien de reisbeperkingen en de gezondheidsrisico’s. Met alle onzekerheid van dien, wil je geen vervelende gevolgen op je geweten hebben. Toch waren we er wel gebaat bij dat de conferentie door zou gaan. In Europa is dit het grootste netwerk gericht op engineering onderwijs en zo’n conferentie is erg belangrijk ter inspiratie, kennisuitwisseling en ook het versterken en opzetten van samenwerkingen.’
Hoe ziet zo’n online conferentie er in de praktijk uit?
Rouwenhorst: ‘We maken gebruik van twee digitale hulpmiddelen: Zoom voor de videosessies en Whova als ondersteunend systeem. Zoom was eerst nog verboden op de UT, maar volgens mij hebben wij het aanzetje gegeven voor de uitzonderingspositie voor grote gezelschappen. We verwachten zo’n 400 deelnemers van over de hele wereld en Zoom is in dit geval gewoonweg de best beschikbare software.
Het is hoe dan ook pionierswerk, maar we hebben alles zo ingericht dat we zo goed mogelijk een conferentiesfeer kunnen creëren. Denk bijvoorbeeld aan een digitale loungeruimte, of na afloop in groepsverband napraten met een keynote-spreker. Het moet een mooie mix worden van informeel, inhoudelijk en interactief, terwijl wij samen met studentassistenten het zo gestroomlijnd mogelijk laten verlopen, zeker op technisch vlak. Daarvoor zitten we in een eigen control room in het U Parkhotel.’
Gaat de omschakeling naar online ten koste van bepaalde zaken?
Rouwenhorst: ‘Het is ontzettend jammer dat we de deelnemers niet kunnen verwelkomen op de campus. Normaliter doet deze conferentie alleen grote Europese steden aan, dus het was al bijzonder om Enschede daar als locatie tussen te zien staan. Toch zijn praktisch alle onderdelen van het oorspronkelijke programma overgegaan naar online, met uitzondering van bijvoorbeeld een live virtual reality-demonstratie, om maar iets te noemen. En we zijn blij dat zo’n dertig UT’ers, onder wie docenten die het SKO-traject hebben doorlopen, hun bijdrage leveren. Ook al komen mensen niet naar de UT, we zijn heel goed vertegenwoordigd.’
Van der Veen: ‘Het voordeel is dat veel deelnemers elkaar al kennen, ik verwacht dat dit erg zal helpen om het ijs te breken in deze situatie. En de online omgeving biedt ook voordelen: mensen hoeven hier niet heen te vliegen. Dat is niet alleen milieuvriendelijker, het maakt het gemakkelijker om andere werkzaamheden in de anders verloren uurtjes op te pakken. Verder nemen we alle sessies op. Dat maakt het voor mensen uit andere tijdzones eenvoudiger om te volgen. En waar je voorheen een moeilijke keuze zou moeten maken tussen twee parallelsessies, kun je nu een anders gemiste sessie alsnog terugkijken.’
Elk nadeel heeft zo zijn voordeel dus?
Van der Veen: ‘Daar komt het wel op neer. Onlangs hield UT-hoogleraar Gerard van der Steenhoven, een van onze keynote-sprekers, in het Nederlands Tijdschrift voor Natuurkunde nog een pleidooi voor een verandering van de conferentiecultuur. Er wordt immers flink wat afgevlogen door wetenschappers wereldwijd en misschien is dat veel minder nodig. Minder, maar intensiever contact in de vorm van een korte sabbatical bij een andere instelling levert misschien veel meer op voor alle betrokkenen. Onze conferentie wordt hopelijk een mooi voorbeeld dat een online omgeving geen belemmering hoeft te zijn. Ik ben benieuwd wat voor effect deze crisissituatie gaat hebben op wetenschappelijke conferenties als fenomeen.’
