De UT liet dit protocol ‘feesten en activiteiten’ opstellen, omdat in het verleden regelmatig feesten waren die tot geluidsoverlastklachten leidden van omwonenden. Binnenkort zal op de websites van het Evenementenbureau en studentenhuisvester Acasa het nieuwe plan van aanpak voor flatfeesten te lezen zijn. Ook zal de Student Union het nieuwe protocol onder de aandacht brengen en dit twee keer per jaar via de verenigingen verspreiden onder de studenten.
Belangrijke regel is dus dat voortaan alle feesten en activiteiten waarbij meer dan 20 personen worden verwacht, uiterlijk 4 weken van te worden worden aangemeld via de website. De organisatie van de feesten moet daarbij duidelijk aangeven welke maatregelen zij nemen om geluidsoverlast te beperken en hoe de zij de veiligheid van de bezoekers waarborgen. Al die zaken moeten vervolgens in een draaiboek komen, dat wordt besproken met het Evenementenbureau. Het Evenementenbureau stelt vervolgens de Beveiliging van de UT weer op de hoogte.
Tijdens een feest kan de afdeling Beveiliging, in samenwerking met Human Resources of het Evenementenbureau, een controle komen uitvoeren. Bij klachten van omwonenden zal Beveiliging ook contact opnemen met de organisatie van het feest. Als er vervolgens onvoldoende maatregelen worden genomen om de overlast terug te dringen, kan het feest stil worden gelegd. Dat kan ook gebeuren als een feest voor meer dan twintig personen niet is aangemeld.
Tot slot vermeldt het protocol nog dat eventuele boetes voor overtredingen op de organisatie van het feest of de activiteit verhaald worden.
Afgelopen november bood een aantal studenten een petitie met ruim vijfhonderd handtekeningen aan voor het behoud van flatfeesten op de campus, aan het college van bestuur. Dit was naar aanleiding van een flatfeest, dat geen milieuvergunning kreeg.
