De afgelopen vier jaar werden in ProDoc de qualifier (het go-no-go-moment in het eerste jaar), de jaargesprekken, de verplichte cursussen en taken bijgehouden. ‘Maar dat heeft nooit naar tevredenheid gewerkt’, zegt Van Dijk. ‘De promotoren vinden het onoverzichtelijk en ergeren zich aan de dwingende e-mails met taken. En ze hebben geen overzicht over al hun promovendi.’
Hora Finita moet dat ondervangen. Het systeem is bij de Rijksuniversiteit Groningen ontworpen en draait daar al enige jaren. Inmiddels wordt het ingevoerd op vier andere Nederlandse universiteiten. ‘Een bewezen systeem’, zegt Van Dijk.
Flinke klus
Hora Finita wordt de komende tijd ingericht. Van Dijk verwacht dat het systeem na de zomer draait. ‘Tot die tijd blijven we ProDoc gebruiken’, zegt hij. ‘Als Hora Finita klaar is, zetten we alles in één keer over. Dat is best een klus, want we hebben bijna 1100 promovendi, en aan het eind van het promotietraject zitten er per promovendus zeker dertig documenten in het systeem.’
De applicatie is een ‘totaaloplossing’. ‘Alle documenten van drie-en-een-half jaar promotietraject. Ook de beoordelingen en certificaten komen erin. De promovendus ziet in een oogopslag wat-ie nog moet doen, en de promotor krijgt een dashboard met de mogelijkheid om sommige taken te delegeren. Maar ook het laatste half jaar, na het goedkeuren van het manuscript, gaat via de applicatie. Het college voor promoties kan eenvoudig zien of aan alle vereisten is voldaan, een promotiedatum vastleggen en commissieleden uitnodigen.’
