Jaap van Manen, emeritus hoogleraar corporate governance, kan zich de politicus nog goed herinneren die commissaris was bij een groot bedrijf waarmee het helemaal misging. ‘Toen hij daarop werd aangesproken zei hij dat hij niet was ingehuurd voor het toezicht, maar voor de vele contacten die hij had.’
De tijden zijn volgens hem veranderd. In het bedrijfsleven, maar ook in het onderwijs waar het toezicht hier en daar flinke steken liet vallen. ‘Toezichthouders zijn zich er veel meer van bewust dat iedereen naar ze kijkt als er iets fout gaat. Daar moet je als universiteit iets mee.’
Stilstaan
Van Manen is voorzitter van de commissie die de VSNU instelde om een nieuwe landelijke code ‘goed bestuur’ te schrijven. De veranderende taakopvatting van toezichthouders is volgens hem een belangrijke reden om de uit 2006 stammende oude code te vervangen, maar zeker niet de enige: ‘Het is altijd goed om af en toe uitgebreid stil te staan bij de manier waarop universiteiten bestuurd worden. Wat je hoopt te bereiken met zo’n nieuwe code is dat de verschillende spelers in het bestuur makkelijker het gesprek met elkaar voeren over wat hun verantwoordelijkheid inhoudt en wat er wel en niet kan.’
Dat de rol van toezichthouders en medezeggenschappers in de wet versterkt is, bijvoorbeeld bij de het overleg over besteding van de leenstelselmiljoenen via de kwaliteitsafspraken, was niet doorslaggevend voor de herziening van de code. ‘Ze zijn inderdaad belangrijker geworden, maar in de code draait het vooral om de bestuurscultuur binnen de instelling en hoe de verschillende spelers die vanuit hun wettelijke taak kunnen verbeteren.’
Driehoek
Centraal in de code staat de ‘driehoek’ van college van bestuur, raad van toezicht en medezeggenschapsraad (mr). Van Manen: ‘Het college moet samen met de centrale mr tot besluiten komen, maar de raad van toezicht kan daarbij van grote waarde zijn. Niet door op de stoel van de bestuurders te gaan zitten, maar door het besluitvormingsproces goed te volgen en daarover te praten, zowel met de mr als met het college. Het bestuur heeft in de omgang met de mr veel wijsheid nodig. De raad van toezicht kan het college een spiegel voorhouden, alleen al door gewoon eens te vragen: waarom heb je in het overleg zus of zo gehandeld?’
Ook van de bestuurders wordt meer verwacht. Van Manen: ‘Het college heeft een ‘brengplicht’ naar de raad van toezicht. Het moet zeggen: ‘dit zijn onze problemen en dilemma’s, en die willen we graag met u bespreken. Dan bent u voor ons van waarde en kunt u op uw beurt uw verantwoordelijkheid als toezichthouder beter dragen’. Hetzelfde geldt voor de verhouding met de medezeggenschap: ook die moet tijdig geïnformeerd worden, op centraal niveau en in de faculteiten.’
Vertrouwenspersoon
Veiligheid is een ander prominent nieuw onderwerp in de code. Medewerkers en studenten met verschillende achtergronden en opvattingen moeten zich voluit kunnen ontwikkelen. Ze moeten misstanden, afwijkend gedrag en zorgen over integriteit zonder risico voor hun eigen positie kunnen melden. Elke universiteit beschikt volgens de code over een klachten- en klokkenluidersregeling en over een ‘goed vindbare’ vertrouwenspersoon die direct aan het college van bestuur rapporteert. Gaan de onregelmatigheden over het college van bestuur, dan richt de vertrouwenspersoon zich tot de voorzitter van de raad van toezicht.
Van Manen: ‘We hebben het in de commissie uitvoerig gehad over de positionering van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie. Veel komt natuurlijk aan op de professionaliteit van die persoon. Hij of zij moet niet binnenlopen bij je baas en zeggen: wat ik nou weer heb gehoord! Discretie is belangrijk, maar ook het vermogen om dingen te beïnvloeden. De meeste universiteiten zijn groot, dus als je die vertrouwenspersonen dichtbij het college houdt, zorgt dat voor extra veiligheid. Wat ons betreft mag zo’n vertrouwenspersoon ook ombudsman heten.’
Consultatie
Komende week gaat de eerste versie van de code online. Niet alleen medewerkers en studenten mogen commentaar leveren, maar iedereen. ‘Je hebt namelijk een publieke verantwoordelijkheid als universiteit. Mensen krijgen twee maanden de gelegenheid om er iets van te vinden.’ Na de sluiting van de consultatie op 15 september buigt de commissie zich over de uitkomsten. In het najaar besluit de VSNU over de definitieve versie van de code.
