Waarom gaan we over op dit nieuwe systeem?
Lasonder: ‘We werkten al twintig jaar met de software van Oracle, maar die software was – zoals dat heet – end of life. Vergelijk het met een cv-ketel, die moet ook eens vervangen worden. Een grote update van Oracle had misschien gekund, maar is ongeveer een even groot project. We kozen daarom voor een nieuw systeem en tijdens de aanbesteding kwam Unit4 als beste uit de bus.’
Van Zijl: ‘Er zit niet alleen een financieel-administratieve kant aan deze overstap, het gaat ook ons hele applicatielandschap veranderen. Dat is in de loop der jaren namelijk flink uitgedijd, met momenteel zelfs achttien verschillende maatwerkapplicaties om allerlei business-processen aan te laten sluiten op Oracle. Dat gaat dus allemaal veranderen.’
Wat is de meerwaarde van het systeem van Unit4?
Lasonder: ‘Het wordt voor gebruikers sowieso overzichtelijker. Zeker voor de administratie van de uren en financiën van onderzoeksprojecten gaat dat erg helpen; alles staat per project in één omgeving, inclusief alle documentatie. Dat zorgt voor betere informatievoorziening en beter financieel inzicht; Unit4 biedt veel meer mogelijkheden om controle te hebben over je financiën en je prognoses.’
Van Zijl: ‘We hebben nu ook de kans om de boel op te schonen en kritisch naar de inrichting van bijvoorbeeld het grootboek te kijken. Dat begon ooit logisch en overzichtelijk maar dijt dan door de jaren heen behoorlijk uit en er gaat niets af, dan is het overzicht snel zoek.’
Wat gaan individuele medewerkers van dit nieuwe systeem merken en wanneer?
Van Zijl: ‘Vanaf aanstaande maandag gaat het nieuwe systeem live, maar het is geen big bang. Tijdens de maand mei starten we meer en meer modules van Unit4 op, terwijl we oude applicaties afsluiten. Eind mei moet alles afgerond zijn. De impact zal verschillen per groep. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen financials en non-financials. De financials zijn de mensen die dagelijks werken met het systeem, zoals medewerkers van de dienst Finance, administratief medewerkers in de faculteiten en diensten en projectcontrollers en -administrateurs. Zij gaan natuurlijk het meest te maken krijgen met dit nieuwe systeem.’
Lasonder: ‘Voor de non-financials is de impact minder groot, maar er zijn twee belangrijke wijzigingen: het uren schrijven gaat niet meer via TAS, maar via Unit4. En het declareren gaat ook niet meer via Declaree, maar via Unit4. Qua functionaliteiten is dat een vergelijkbaar systeem.’
Van Zijl: ‘Omdat we het systeem gefaseerd implementeren, betekent dit dat een paar applicaties gedurende een aantal weken niet gebruikt kunnen worden. Zo moeten wij zelf straks het boeken van 3000 facturen inhalen. En medewerkers kunnen vanaf de tweede helft van mei weer declareren. We proberen in ieder geval zo goed mogelijk te ondersteunen.’
Op wat voor manier vindt die ondersteuning plaats?
Van Zijl: ‘We boden de afgelopen dagen trainingssessies aan ruim driehonderd medewerkers in zogenaamde lunch &learn sessies. Daarnaast hebben we binnen iedere faculteit enkele zogeheten key users opgeleid, die als ambassadeurs van het nieuwe systeem gaan optreden. Ook hebben we een aantal studentassistenten getraind, is er een webpagina ingericht en kunnen mensen die vragen hebben of ergens tegenaan lopen, ons mailen op [email protected]. Kinderziektes zijn er altijd bij zo’n grote verandering. Maar ik ben ervan overtuigd dat we voor elk probleem dat zich aandient een oplossing paraat hebben – of kunnen bedenken. Daarvoor ook alle complimenten aan de projectgroep die hier maanden aan heeft gewerkt.’
Zorgt dit nieuwe systeem voor een administratieve lastenverlichting of -verzwaring?
Van Zijl: ‘We hopen dat mensen dit systeem gaan ervaren als een verlichting, maar er zijn een aantal punten die we nog niet direct naar volle tevredenheid konden oplossen. Daar willen we bij de verdere ontwikkeling nog naar kijken. Zo worden verlof- of ziektedagen niet automatisch verwerkt in de tijdregistratie in Unit4, dus die moet je – tijdelijk – zowel in HR-systeem AFAS als in Unit4 invoeren. In de nazorg van het project wordt gewerkt aan een koppeling met AFAS zoals we die nu ook hebben. Daarnaast moeten onderzoekers vooral letten op de administratie van uren: alle uren die besteed worden aan een project moeten daadwerkelijk geregistreerd worden en dat geldt vanaf nu ook voor medewerkers die maar op één project werken. Het is dus zaak om wekelijks goed je uren bij te houden.’
Lasonder: ‘Het zijn kleine noodzakelijke administratieve handelingen die misschien overbodig lijken, maar aan de andere kant ook heel weinig tijd kosten. We vragen begrip hiervoor en, zoals gezegd, dit is tijdelijk. We gaan het nog verder automatiseren. In het hele project is juist extra nadruk gelegd op het verlichten van administratieve lasten. Zo waren we niet tevreden met de standaardapplicatie van Unit4 waarmee hoogleraren uren kunnen goedkeuren. Daarom hebben we daarvoor een extra applicatie laten maken, om het zo gemakkelijk mogelijk te maken.’
