Dat dit rapport gelekt is, is voor Finance-directeur Dennis van Zijl moeilijk te verkroppen, laat hij weten. ‘Ik vind het bijzonder moeilijk dat een intern rapport gelekt is door iemand. Dat doe je alleen door bewust schade te berokkenen, of aan mensen of aan de UT. In de wereld buiten de publieke sector is zo’n lek not done en volgens mij vinden we dat bij de UT ook. Bij mij is dit in elk geval heel hard aangekomen maar ook bij andere betrokkenen.’
Geen grip
Hoezeer Van Zijl het lek ook veroordeelt, een compacte versie van het rapport bevestigt grotendeels wel het beeld zoals geschetst in het Tubantia-artikel. De UT is ‘onvoldoende in control’, zo staat er in het rapport gemaakt door extern adviesbureau Improfin. ‘Bestuurders op diverse niveaus van de UT-organisatie zijn te laat met het bijsturen van de organisatie en moeten reageren op verrassingen’. Dat komt volgens Improfin volgens een gebrekkig functionerend ‘management control system’. Daardoor heeft de UT financieel geen grip op het functioneren van de organisatie. ‘Het ‘gedrag’ van de organisatie is daardoor lastig bij te sturen. Dat breekt op als het erom spant.’
Het adviesbureau constateert ook dat er binnen de UT ‘zonder twijfel hard wordt gewerkt’, maar: ‘Er is onvoldoende een objectief beeld over de doelmatigheid en doelgerichtheid van al dat werk. Simpelweg omdat concrete doelen en kaders voor de diverse niveaus ontbreken’. ‘Er bestaat een grote discrepantie tussen de inrichting van de organisatie en de feitelijke werking in termen van gedrag en respect voor de spelregels.’
‘Loopt achter de feiten aan’
Ook constateert het rapport dat op de UT ‘de verscheidenheid enorm en de eenheid zeer beperkt’ is. ‘De financiële functie is teveel tijd kwijt met ‘reparatie’ en het op peil brengen van de financiële hygiëne. Loopt daarbij voortdurend, zowel centraal als decentraal, achter de feiten aan.’
Het zijn vlijmscherpe bewoordingen, die door het adviesbureau wel in een zekere context worden geplaatst. Het is volgens Improfin geen verwijt aan de financiële functie zelf. ‘Deze is simpelweg onvoldoende in positie en ontbeert mandaat om door te pakken. De toegevoegde waarde is daardoor (te) beperkt en dat kan beter’, aldus het rapport.
Financiële hygiëne verbeteren
Wel moet er zo snel mogelijk een verbeterd ‘management control system’ op de UT komen. Ook moet de UT de ‘financiële hygiëne’ op het gebied van uren- en verlofregistratie, (project)administratie en andere controlepunten snel verbeterd worden, dat is de belangrijkste randvoorwaarde. Tegelijkertijd hebben de ‘cultuurwaarden’ op de UT aandacht nodig volgens Improfin, dat het rapport afsluit met een tiental aanbevelingen. ‘Verandering en verbetering vallen of staan echter met de werking en dus het gedrag van de organisatie; zowel buiten als binnen finance & control.’
Van Zijl zegt dat de zogeheten ‘financiële functie’ op de UT al jarenlang de wens heeft om de kwaliteit van zijn werk te verbeteren. ‘Maar er is absoluut geen sprake van een financiële chaos, zoals Tubantia schetste’, aldus de Finance-directeur. ‘Dat onze bezuinigingsdoelen niet overal worden gehaald, heeft te maken met de autonomie van faculteiten en diensten; zo zijn universiteiten ingericht. Die autonomie hoeft niet per se verkeerd te zijn. Zo staat het ook in het rapport: autonomie is goed, mits er sprake is van bepaalde kaders. Wij als UT doen het zonder die kaders. Dat ging jarenlang goed, maar nu niet meer. Nu we de teugels moeten aanhalen, blijken die teugels nergens aan vast te zitten, zo kun je het zien.’
Van Zijl hoopt dat daar snel verbetering in komt. ‘We moeten een cultuur krijgen waarbij het logischer is om elkaar aan afspraken te houden. En dat we heldere kaders en kritieke prestatie-indicatoren gaan formuleren’, zegt hij daarover. ‘Ook is het belangrijk dat we onze boekhouding veel uniformer krijgen en op dezelfde manier uitvoeren. Want momenteel verschilt dat nog per faculteit en dienst.’
Hoe vooruit? Betrokkenen gaan begin december met elkaar om tafel. Daar moeten een tijdspad en afspraken uit komen. Eind januari hoopt Van Zijl dat zowel die eerder genoemde ‘financiële hygiëne’ op orde is en dat er een goed functionerend management control system staat. ‘We gaan ook in gesprek over de andere aanbevelingen uit het rapport en op wat voor manier we die kunnen toepassen binnen de UT. Liever doen we dit stap voor stap, dan met een big bang’, aldus Van Zijl.
achtergrond en aanleiding onderzoek
Het afgelopen jaar kwamen begrotingen moeilijk tot stand, bleek (bij)sturen op resultaten moeizaam te gaan en week het uiteindelijke tekort af van prognoses. Onder andere nadat al uit de managementrapportage in het voorjaar bleek dat de UT haar bezuinigingsdoelen voor 2024 niet ging halen en met het oog op de aankomende bezuinigingen van het kabinet, gaf het college van bestuur in juli 2024 de opdracht aan Finance-directeur Dennis van Zijl om de ‘fitheid’ van de financiële functie in kaart te brengen. Van Zijl schakelde hiervoor Improfin in, dat vervolgens gesprekken voerde met zo’n dertig betrokkenen, van de Finance-directeur zelf tot dienstdirecteuren en business controllers in de diensten en faculteiten.
