In de meest recente managementrapportage is een ‘contract compliance’-overzicht opgenomen: de mate waarin de UT zich aan afgesloten contracten houdt. Op het gebied van schoonmaak noteert de UT een 100 procent-score. En ook op de contracten voor kantoorinrichting, drukwerk, buitenlandse dienstreizen, netwerk/infrastructuur en uitzendkrachten komt de UT boven het streefpercentage van 90 procent uit.
’90 procent realistisch’
Maar op andere vlakken schiet de UT tekort, zo blijkt uit de cijfers die de inkoopafdeling destilleerde uit inkoopsysteem Proactis. Zo wordt 80 procent van de catering bij huidig huiscateraar Appèl en warme dranken-leverancier Maas afgenomen, terwijl autohuur en personenvervoer bij 74 procent via de aanbestede leveranciers gaat. Bij tolk- en vertaaldiensten gaat het om slechts 66 procent contract compliance. Bij in totaal negen van de vijftien categorieën voldoet de UT niet aan het streefpercentage van 90 procent. Tegelijkertijd komt de UT gemiddeld alsnog op 90 procent uit, over die vijftien categorieën.
Het is dan ook niet dat de UT leveranciers massaal in de steek laat, haasten manager inkoop Geert Jan Westhof en inkoopanalist Natacha Naumann zich te zeggen. ‘Zo’n tien jaar geleden hadden we streefpercentages van rond de 60 à 70 procent. Dat was wellicht wat laag. Maar 100 procent contract compliance is ook niet helemaal realistisch, omdat er altijd wel iets buiten een aanbesteding kan vallen’, aldus Naumann. ‘90 procent is wat ons betreft realistisch en iets waar we ons als organisatie aan moeten kunnen houden’, vult Westhof aan.
Broodbode
Verklaringen waarom de UT niet over de gehele linie die 90 procent haalt lopen sterk uiteen, zo licht Naumann toe. ‘In het geval van de vertalingen gaat het om live ondertiteling, die geen onderdeel was van de aanbesteding. Bij autohuur en passagiersvervoer heeft het bijvoorbeeld te maken met onbekendheid van contract voor toerbussen; een contract dat overigens afliep en waarvoor een nieuwe aanbesteding wordt gestart.’
In enkele gevallen waren kosten volgens Naumann incidenteel, zoals bij de upgrade van de theaterzalen in de Vrijhof. Bij andere uitgaven zien Naumann en Westhof dat ‘een gedragscomponent’ van UT’ers een rol speelt. Zo blijkt dat UT’ers elders dan bij Robitex hun kleding laten bedrukken en hun eten niet allemaal bij Appèl afhalen. ‘De interne catering in The Gallery verklaart deels de 80 procent in de categorie catering. Maar dat komt bijvoorbeeld ook doordat redelijk wat werklunches bij de Broodbode op Kennispark werden besteld’, aldus Westhof. Zoiets is dus nadrukkelijk niet de bedoeling, zegt hij, ook wijzende op de bezuinigingsmaatregelen van de UT. ‘Prima als je daar eens een broodje wil bestellen, maar dat is voor eigen, persoonlijke rekening.’
‘Niet langs afspraken heen gaan’
De UT is volgens Westhof nog niet door leveranciers op de vingers getikt. ‘Het is wel zo dat we op z’n minst een inspanningsverplichting hebben naar een leverancier waar na een aanbesteding afspraken mee zijn gemaakt. Je maakt afspraken met elkaar en daar hoor je niet langsheen te gaan.’ Daarom hamert hij op het gedrag van mensen. ‘Als er niet goed gecommuniceerd is over een nieuw contract, dan moeten we daarop verbeteren. Mocht iemand iets buiten een aanbesteding bestellen, wijzen we er vriendelijk op dat het niet mag en verwijzen we naar waar het wel kan. Mocht het herhaaldelijk voorkomen, dan zijn we genoodzaakt om wat strenger te zijn.’
Want Westhof wil wel dat de UT over de gehele linie toegroeit naar die 90 procent. ‘Er moet wel actie worden ondernomen. Niet in alle gevallen zal dat even makkelijk zijn, maar we moeten ons wel beter aan onze contracten houden. We hebben nu voor het eerst in jaren de cijfers weer inzichtelijk kunnen krijgen, daar kunnen we nu op acteren; binnen een jaar tijd moeten we toch zeker verbetering zien.’
