‘De wereld verandert, de UT moet tijdig inspelen op ontwikkelingen’

Dit is een eerste ‘Policy Brief Signalling Outside In’. Wat was hiervoor de aanleiding?

Woud: ‘Het is een opdracht die we al langer wilden oppakken. Vorig najaar besloten dat we daar ook daadwerkelijk een product van willen opleveren dat inzicht verschaft in de ontwikkelingen die buiten de UT spelen, maar die wel hun invloed kunnen hebben op onze universiteit.’

Broekman: ‘Daar werkten we met een brede groep aan binnen Strategie & Beleid. Elke betrokkene verzamelde iedere maand een drietal observaties. Uiteindelijk kwamen we gezamenlijk tot 140 observaties, die we vervolgens vertaalden tot zeven trends en zeven adviezen.’

Waarom is het belangrijk om trends te volgen?

Woud: ‘Veel instellingen zijn bezig met de waan van de dag, daar zijn wij geen uitzondering op. Het is logisch om naar binnen gekeerd te werken. Maar hoe sneller de wereld om ons heen verandert, des te belangrijker om tijdig op ontwikkelingen in te spelen.’

Broekman: ‘Er zijn namelijk ook steeds meer verwachtingen vanuit de maatschappij om te weten wat er op universiteiten gebeurt – en hoe belastinggeld besteed wordt. Die vraag is er van buitenaf, dus je kan het je als universiteit niet permitteren om naar binnen gekeerd te werken. Die ivoren toren-gedachte werkt tegenwoordig zeker niet. Ook dat is een trend die we zien.’

Veel benoemde trends komen niet bepaald uit de lucht vallen: een dalende instroom, er is minder geld beschikbaar, de vraag naar leven lang ontwikkelen, het belang van de regio om talent te behouden... Zijn jullie nog voor verrassingen komen te staan?

Woud: ‘Een open deur voor de één kan het inzicht zijn voor de ander. Het zou geen goed teken zijn als de gevonden trends totaal verwijderd zouden zijn van de dagelijkse praktijk. De waarde van de briefing zat ook in het proces: het samen beoordelen welke observaties feiten zijn, en welke meningen. En in het clusteren van observaties naar trends: wat bepaalt of een trend een advies waard is?’

Enkele adviezen ogen vrij scherp aangezet. Zoals: ‘focus op rendabele opleidingen die aansluiten bij het UT-profiel’. Daarin staat ook: ‘Bouw opleidingen die niet rendabel zijn af. Onze financiële- en concurrentiepositie staat ons niet meer toe deze te behouden’. Zo’n advies kan nogal zware consequenties hebben…

Broekman: ‘Laat ik vooropstellen: dit is geen beleid, het zijn onafhankelijke adviezen. Of, en zo ja hoe onze organisatie die gebruikt, dat is niet aan ons. We staan honderd procent achter het document, maar gaan niet over de implementatie. Dit is bedoeld om te inventariseren en de organisatie aan te moedigen over deze ontwikkelingen na te denken. Maar het is dus onafhankelijk tot stand gekomen.’

Dus met een andere pet op dan die van beleidsmedewerker?

Broekman: ‘Precies. Zo objectief en onafhankelijk mogelijk en losgekoppeld van ons reguliere werk, zo kwam het tot stand. Natuurlijk constateer je inhoudelijke overlap daarmee, en dat is maar goed ook. Het zou bevreemden als we in de briefing echt andere dingen hadden geconstateerd dan waar we op de UT mee bezig zijn.’

Woud: ‘Zodoende konden enkele observaties al meegenomen worden in de onlangs gepresenteerde building blocks en in voorbereiding op het Spring Memorandum. Wat er binnen en buiten de UT gebeurt, is onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Voor een deel bleken enkele observaties dus al bruikbaar.’

Broekman: ‘Maar het blijft een losstaand, afgebakend project ten opzichte van het werk voor de dienst. Dit ligt buiten die scope. Dus of er daadwerkelijk gevolg wordt gegeven aan de adviezen, of dat er ingespeeld wordt op bepaalde trends, daar gaan we niet over. Dit project is met name bedoeld om te signaleren en de organisatie daarin mee te nemen.’

Krijgt dit project een vervolg?

Woud: ‘Jazeker, we gaan bezig met een tweede versie. Daarvoor willen we nadrukkelijk een zo breed mogelijke samenwerking opzoeken met de rest van de organisatie. We willen dit breder trekken dan een groep medewerkers van Strategie & Beleid. We willen het samen doen en de zogeheten wisdom of the crowd ten volste gebruiken.’

Broekman: ‘Want hoe meer perspectieven je bij elkaar brengt, hoe beter je het totaalplaatje ziet. Zo is er het voorbeeld van de gehele olifant zien. Wie alleen een slagtand ziet, denkt een speer te zien. Wie alleen de oren ziet, denkt een waaier te zien. Wie de staart ziet, denkt een kwast te zien, enzovoorts. Pas als je al die perspectieven combineert, krijg je de gehele olifant in beeld. Dat proberen we voor elkaar te krijgen. Hoe meer we zien en met elkaar delen, hoe beter we daar in de toekomst op kunnen inspelen.’