Volgens manager inkoop Geert Jan Westhof is het percentage van 40 procent inkopen via Proactis onacceptabel laag. ‘Dat moet minimaal naar de 60 procent, maar eigenlijk nog hoger. Simpelweg omdat het verplicht is en het een harde eis is van de accountant. Maar ook omdat het belangrijk is om efficiënte inkooptrajecten te hebben.’
Dat heeft volgens Westhof weer alles te maken met de financiële kopzorgen waar de UT momenteel mee kampt. ‘Een van de maatregelen die we nemen is het optimaliseren van de ondersteunende processen. Daar is het werken in Proactis onderdeel van. Het werkt niet alleen efficiënter, het zorgt er voor dat we beter inzicht en grip krijgen op de uitgaven die we doen als UT.’
Strenge handhaving
Daar hoort ook strenge handhaving bij. Als een factuur geen inkoopordernummer heeft, gaat de inkoopafdeling de verwerking van die factuur in eerste instantie vertragen. Dat gebeurt vanaf 1 maart. En vanaf 1 april neemt de afdeling facturen zonder inkoopordernummer helemaal niet meer in behandeling. Het zijn strenge maatregelen, weet Westhof. ‘Maar blijkbaar is het nodig. Zeggen dat iets verplicht is, is blijkbaar niet genoeg binnen deze organisatie.’
Proactis is nu drie jaar het inkoop- en factureringssysteem op de UT. ‘We werken continu aan verbeteringen en hebben al die tijd met campagnes en presentaties mensen aan het systeem proberen te krijgen’, aldus de manager inkoop. Hoe het kan dat dit niet tot het gewenste effect heeft geleid, daarop moet hij het antwoord schuldig blijven. ‘Natuurlijk kan een systeem altijd gebruiksvriendelijker. Maar het kan niet zo zijn dat mensen per definitie er niet mee willen werken, terwijl dat wel verplicht is.’
