De UT hanteert vanaf nu vier verschillende screeningsniveaus, leggen projectleider Sandra Konter en HR-directeur Hans Oeloff gezamenlijk uit. De functieprofielen binnen de UT zijn ‘gewaardeerd’ op kwetsbaarheid van bepaalde functies. Het Centraal orgaan verklaring omtrent het gedrag (COVOG) heeft screeningsprofielen opgesteld waarop deze indeling is gebaseerd. Konter: ‘Deze richten zich bijvoorbeeld op informatie, geld en zakelijke transacties: welke functie voert die persoon uit en over welke gevoelige informatie krijgt de medewerker beschikking? Werkt hij of zij straks met contracten of is er sprake van een hoge budgetverantwoordelijkheid? Hoe hoger deze verantwoordelijkheid, hoe hoger het screeningsniveau.’
Diploma’s en werkgevers
‘Door deze aanpassingen kunnen functies vanaf volgende week verschuiven naar een hogere gradatie om te screenen’, zegt Oeloff. Hij legt uit dat de UT risico’s - waaronder spionage op gevoelige informatie - op deze manier wil voorkomen. ‘Zo letten we bij het hoogste screeningsniveau op het land van herkomst en controleren we de diploma’s van de universiteit waar de persoon studeerde. Maar ook komen vorige werkgevers en werkzaamheden aan de orde.’
Op basis hiervan, en na contact met het nationale loket Kennisveiligheid, weigerde de UT in het verleden iemand die afkomstig was uit Iran. De Iraniër zou werken met technologie die gesanctioneerd was volgens de Iran-verordening. Eerder kwam de UT al met nieuwe richtlijnen voor reizen naar het buitenland om digitale spionage te voorkomen.
De uitvoering
Universiteiten worden dan ook regelmatig geconfronteerd met nieuwe maatregelen van de overheid. ‘De huidige situatie en ontwikkelingen in de wereld hebben ons beleidsproces niet versneld. We zijn hier namelijk al enige tijd mee bezig’, zegt Oeloff. De HR-directeur legt verder uit dat het streven is om een screening van nieuwe medewerkers in twee á zes dagen uit te voeren. Dit is afhankelijk of de kandidaat binnen of buiten de EU komt.
Oeloff en Konter geven aan dat het aantal screenings op de UT door deze uitbreiding zal verdubbelen. ‘We controleren straks alle functies, zoals: gastmedewerkers, inhuur, student-assistenten en oproepkrachten’, zegt Konter. Hoewel er voor HR-personeel extra handelingen bij komen, zal het volgens haar niet leiden tot extra werkdruk op de afdeling. Een groot deel van de screening voert een externe partij uit.
Screeningswet van Bruins
Op nationaal niveau is er een Wet Screening Kennisveiligheid in voorbereiding, die naar verwachting in 2027/2028 in werking treedt. Onderwijsminister Eppo Bruins wil met het invoeren van een screeningswet jaarlijks duizenden wetenschappers en studenten laten screenen. Pas na een positieve screening mag iemand dan binnen de universitaire wereld aan de slag met gevoelige informatie. Het nieuws bereikte ook de hr-afdeling.
‘We moeten ons zeker bewust zijn van risico’s. Maar ik zet mijn vraagtekens bij de haalbaarheid om dit uit te voeren’, zegt Oeloff. ‘Het heeft raakvlakken met het beleid dat wij nu aanpassen. Het is dus een voorbode op dat wat gaat komen.’
