‘Op 20.000 overgezette studentenaccounts is dat heel weinig. Bovendien belden er tot donderdagochtend maar twee studenten bij wie het echt niet goed werkte.’ Toch is lang niet iedere student blij met de overstap. Later deze donderdag belden alsnog veel studenten naar de Servicedesk. UT Nieuws inventariseert bovendien klachten op Facebook.
Jan Evers, hoofd informatiemanagement, vindt dat de universiteit met het nieuwe systeem weer wat meer van deze tijd is. ‘Je kunt je afvragen waarom we eigenlijk e-mailadressen verzorgen voor studenten die allemaal zelf al een e-mailadres hebben. We bieden nu nog wel de mogelijkheid, maar hoeven dat zelf niet meer te faciliteren.’ Vorig jaar nam de UT al deel aan een pilot met Google Apps. Volgens Evers is daaruit duidelijk geworden wat de voordelen van de overstap zijn. ‘We kunnen nu bijvoorbeeld gebruik maken van cloud-diensten, waardoor studenten samen kunnen werken aan documenten.’
In de loop van donderdag kwamen er veel meer vragen en klachten binnen bij de ICTS Servicedesk, vertelt Olde Scholtenhuis. 'Er bleken 200 studenten te zijn die er echt niet in konden. Dat vind ik echt vervelend, want dan kun je je diensten niet verlenen.'
Olde Scholtenhuis raadt studenten aan zich vooral bij de ICTS Servicedesk te melden, waar volgens haar genoeg mankracht en alle kennis in huis is om de problemen op te lossen. 'We hebben bijvoorbeeld getest op verschillende devices, maar er zijn zo ontzettend veel varianten in devices en browsers dat het soms niet werkt. Maar dat zijn geen onoverkomelijke problemen. We zijn benieuwd hoe we er over twee weken voor staan. Misschien komt er wel een stilte, na deze storm. Alleen als het dan aanhoudt hebben we een echt probleem.'
Desgevraagd ging Olde Scholtenhuis op enkele vaak genoemde problemen in:
● 'Studenten kunnen medewerkers inderdaad niet opzoeken in het adresboek. Maar eenmaal opgezocht in de telefoongids en gemaild vanuit Google, kan het adres wel worden opgeslagen. Bovendien is een van de mogelijke vervolgstappen dat we ook medewerkers van Google Apps gebruik laten maken. Dan is het probleem verholpen.'
● 'Wij geven alleen naam en achternaam aan Google. Een wachtwoord wordt niet overgezet.'
● 'De handleidingen die we hebben gemaakt zouden eigenlijk genoeg moeten zijn om de studenten te helpen alles over te zetten, maar we gaan deze naar aanleiding van de input nog wel aanvullen.'
● 'We hebben de studenten tweemaal benaderd met een persoonlijke mail. Bovendien stond alles over de overgang op de studentenportal. We hebben het niet te lang van tevoren laten weten, want dan vergeet iedereen het weer, maar ook niet te kort. Het is altijd lastig te bepalen wat genoeg communicatie is. Maar als studenten het niet lezen, houdt het voor ons op den duur ook op. Het kan haast niet dat iemand dit over het hoofd heeft gezien.'
● 'Google Apps heeft inderdaad bepaalde functionaliteiten niet. Dat is inherent aan de keuze voor Google. We hebben er zorgvuldig over nagedacht. Voor iedere keuze zijn voor- en tegenargumenten te bedenken. Op dit moment willen we vooral dat het systeem waar we nu voor hebben gekozen gewoon goed werkt.'
Besparing
De extra functionaliteiten van Google Apps (zoals cloud-diensten) zijn volgens Evers in ieder geval de belangrijkste drijfveer voor de overstap. Belangrijker nog dan de kostenbesparing die het oplevert. De UT bespaart met de overstap hardware en mankracht om het systeem te onderhouden. Dat komt goed uit, nu de UT van de overheid moet bezuinigen, meldt ICTS op haar website. ‘Maar dat heeft geen gevolgen voor het personeelsbestand. De bezuiniging op tijd die in het onderhoud gaat zitten, is niet uit te drukken in fte’s.’
Personeel
Het personeel van de UT stapt volgens Evers overigens voorlopig niet over op Google Apps: ‘We denken daar wel over na, maar dat ligt wat lastiger in verband met privacy. Het personeel moet in ieder geval e-mailadressen van de organisatie houden.’
