Het vaste telefoontoestel gaat van de UT verdwijnen. In de loop van 2014 gaan alle medewerkers over op Microsoft Lync, software om via je computer te bellen. Daarbij maakt het niet uit waar je inlogt: op de universiteit, in het buitenland of thuis. Als je de bluetooth-headset hebt ingeschakeld, ben je overal bereikbaar op je UT-telefoonnummer. Zet je je pc of laptop uit, dan kun je de headset ook overschakelen naar je mobiel.
De telefooncentrale (in het Seinhuis) die de UT nu gebruikt, is aan vervanging toe, aldus ICTS-projectleider Roger Quaedvlieg. Dit was aanleiding te kijken naar de wijze waarop de UT telefonie zou kunnen inrichten. Uiteindelijk adviseerde ICTS aan het college van bestuur om over te stappen op een heel nieuwe manier van communiceren.
Want, benadrukt Quaedvlieg, Microsoft Lync (dat enkele overeenkomsten vertoont met Skype) is veel meer dan telefonie alleen. Het is gekoppeld aan je mail, waardoor meldingen van gemiste gesprekken of voicemails in je inbox binnenkomen. Ook kun je tijdens een gesprek chatten via instant messages, je kunt documenten delen en je kunt zelfs de andere kant van de lijn mee laten kijken op jouw desktop. Met Lync wordt het eveneens eenvoudiger groepsgesprekken te voeren. Zelfs nog tijdens het telefoontje kun je nieuwe mensen aan het gesprek toevoegen.
Nadeel van bellen via Lync kan zijn dat bij grote netwerkstoringen je niet alleen geen internetverbinding hebt, maar ook niet kunt bellen. Volgens Quaedvlieg is de kans dat zo’n omvangrijke storing voorkomt, zeer klein. Voor diensten zoals de bedrijfshulpverlening en de beveiliging wordt bovendien een noodvoorziening gemaakt.
De afdelingen ICTS en personeelszaken (HR) werken als pilot al grotendeels met Microsoft Lync. In de eerste drie maanden van 2014 gaat een beperkte groep van andere UT-gebruikers over. Met die gebruikers zet ICTS de puntjes op de i. Vervolgens staat de overstap voor de hele universiteit op de planning. Als alles goed verloopt, kan in december 2014 de stekker uit de huidige telefooncentrale.
Ook andere universiteiten, waaronder Delft en Eindhoven, maken momenteel de overstap naar Microsoft Lync. UT’ers kunnen straks ook via Lync met collega’s van die instellingen communiceren.
