Hoewel de UT in het kader van de internationalisering al enige maatregelen heeft getroffen om het buitenlandse medewerkers naar de zin te maken, is de situatie volgens HR-beleidsadviseur Mette Strubbe nog niet op alle fronten optimaal. ‘Dit jaar zijn drie sessies gehouden voor verschillende groepen buitenlandse medewerkers. Hierin konden zij aangeven wat er goed was gegaan, wat verkeerd en wat ze misten op de UT.’ Aan de hand van de uitkomsten is een plan van aanpak opgesteld om de gastvrijheid op de UT naar een hoger niveau te tillen. Het college van bestuur is inmiddels akkoord gegaan met de implementatie van de maatregelen in de loop van het volgende jaar.
Office Foreign Employees
Al moet de vergroting van de gastvrijheid volgens Strubbe zijn weerklank krijgen in de hele organisatie, toch zullen de maatregelen het duidelijkst zichtbaar zijn bij HR. Met name de front office, de office foreign employees, krijgt er taken bij. Tot nu toe hield deze zich vooral bezig met het regelen van visa voor mensen van buiten de EU. Om in te kunnen spelen op het scala aan specifieke behoeften van de buitenlandse medewerkers moet het nu een eerste aanspreekpunt worden, dat nieuwkomers op allerlei terreinen met raad en daad bijstaat.
Om de medewerkers beter op de internationale organisatiecultuur voor te bereiden is het de bedoeling dat zij extra scholing krijgen in Engels, interculturele vaardigheden en hostmanship.
UT-vacaturewebsite
Overigens moet de gastvrijheid die de UT wil uitstralen al ver voor de komst van de nieuwe medewerker naar ons land voelbaar zijn. Hiervoor dient volgens het plan van aanpak de UT-vacaturewebsite aantrekkelijker te worden gemaakt en moet de werkgeverspagina worden uitgebreid met allerlei wetenswaardigheden over bijvoorbeeld leven en wonen in Twente en de Nederlandse cultuur en gewoonten. ‘Een aantrekkelijke werkgeverspagina waar ‘High tech, Human touch’ centraal staan in een aantrekkelijke vormgeving, is van essentieel belang om de UT als werkgever stevig te positioneren op de internationale arbeidsmarkt’, aldus het rapport The most welcoming University.
Een positief neveneffect van deze uitgebreide informatie is volgens Strubbe dat er reële verwachtingen worden gewekt en de toekomstige medewerkers in hun thuisland al een realistisch beeld krijgen van wat hun in Nederland te wachten staat.
Drie pakketten
Om het verblijf hier zo goed mogelijk te laten verlopen wil de UT elke buitenlandse medewerker een pakket aan faciliteiten aanbieden. Hierbij kan een keuze worden gemaakt uit drie verschillende pakketten. Het basispakket voorziet in ondersteuning bij het regelen van visa, bemiddeling bij het vinden van woonruimte, het leveren van fiscaal advies, het aanbieden van een introductieprogramma en begeleiding door een buddy. ‘Dit kan een Nederlandse collega zijn of juist een landgenoot die de nieuwkomer wegwijs maakt’, aldus Strubbe.
Het medium pakket bevat volgens de beleidsadviseur behalve de genoemde faciliteiten ook deelname aan sociale evenementen -waarvoor de UT inmiddels contact heeft gezocht met het Expat Center Twente- en begeleiding bij het vertrek uit Nederland.
Volgens Strubbe is dit laatste trouwens niet alleen in het belang van de buitenlandse medewerker, maar ook van de UT zelf. ‘We willen de mensen ook een warm vertrek geven door samen met hen hun verblijf hier te evalueren en ons open te stellen voor suggesties. Op die manier proberen we eraan bij te dragen dat zij met een goed gevoel vertrekken en met hun positieve verhalen in hun vaderland als ambassadeur voor de UT gaan optreden.’
Het meest uitgebreide pakket faciliteiten voorziet tenslotte ook nog in een apart introductieprogramma en eventueel loopbaanadvies voor de meegekomen partner. De pakketten worden komend jaar gratis aangeboden.
Strubbe verwacht dat de implementatie van alle maatregelen in de tweede helft van het komende jaar al kan worden afgerond. ‘Volgend jaar rond deze tijd kan dan waarschijnlijk een eerste evaluatie volgen.’
