Hoe was dit eerste jaar als ombudsman van de UT?
‘Ik ben zeer tevreden. Ik denk dat het aantal en de spreiding in casussen me daarin sterken. In een klein jaar kreeg ik met 39 gevallen te maken. De vertrouwenspersonen krijgen jaarlijks twintig meldingen, de klachtencommissie een handvol. Blijkbaar was er ruimte die nog niet ingevuld was. Daarbij, het aantal casussen blijft redelijk stabiel, gemiddeld één nieuwe per week. Met uitzondering van een onverklaarbaar hiaat in december vorig jaar, toen ik slechts één casus te behandelen kreeg.’
Denkt u dat uw rol en positie duidelijk zijn voor de UT-gemeenschap?
‘Ik probeer het meer voor het voetlicht te krijgen, maar het is moeilijk propaganda maken voor deze functie. Ik merk dat de ombudsfunctie steviger een plek krijgt binnen het house of integrity van de UT, maar er zijn ook belangrijke verschillen. Een vertrouwenspersoon is er primair voor de melder, een klachtencommissie is er om een oordeel te vellen. Ik zit hier niet voor een oordeel, maar om het probleem op te lossen. Ik ben in eerste instantie een luisterend oor. Vaak zijn mensen simpelweg vastgelopen, dan probeer ik ze zo goed mogelijk verder te helpen. Dat doe ik vanuit een neutrale, onafhankelijke rol.’
Uw rol verschilt ook ten opzichte van hoe andere universiteiten hun ombudsman inzetten?
‘Klopt, dat was ook een interessant punt uit een recente tussentijdse evaluatie. Wij zijn één van de vier universiteiten die deze pilot aangingen en je ziet een verschillende aanpak daarin. Niet iedere universiteit kent een klachtencommissie; daar moet de ombudsfunctionaris zowel een casus oplossen als er een oordeel over vellen. De evaluatie was over die dubbele rol kritisch, terwijl wij juist alle mogelijkheid krijgen om op ons gekozen pad door te gaan. Dat geeft vertrouwen, want ik heb absoluut het gevoel dat het werkt op deze manier.’
Wat valt u op aan de casussen afgelopen jaar?
‘Dat er allerlei typen zijn, al is het wel opvallend dat ik relatief veel HR-problemen op mijn bordje krijg, dat schreef ik ook in mijn jaarverslag. Dat baart me zorgen en ik denk dat we moeten uitzoeken hoe dat kan. Enerzijds is het niet vreemd dat mensen aankloppen over hun arbeidspositie, anderzijds is dit een hoog aantal. Het zou mooi zijn als we dat aantal verminderen.
Studenten melden zich trouwens weinig bij me, maar dat is logisch gezien hun stevige netwerk aan studieadviseurs, studentendecanen en -psychologen. Juist medewerkers maken nu gebruik van een oplossingsmiddel dat ze voorheen blijkbaar niet hadden. Daar ben ik erg tevreden over. Ook over de algemene houding binnen de UT. Het lukt niet altijd om belangentegenstellingen te overbruggen, maar de goede wil spat er wel vanaf.’
U hebt ook een signaleringsfunctie. Van daaruit uitte u uw zorgen over de positie van promovendi.
‘Het komt met enige regelmaat voor dat wetenschappers met een beurs vertrekken naar een andere werkgever. Dat creëert enorme onzekerheid voor promovendi die onder de hoede zijn van die wetenschapper: kunnen ze hun promotietraject wel afronden? Zeker voor mensen uit het buitenland, kunnen de gevolgen verstrekkend zijn. Het zijn gevallen waarvan je verwacht dat er beleid op is, maar dat blijkt niet het geval. Daarom heb ik dit probleem aangekaart bij het college van bestuur. Na overleg met de Twente Graduate School en het College van Promoties, ligt er nu een principebesluit om de positie van promovendi te verstevigen in zulke gevallen.
Ik probeer sowieso elk jaar minimaal één ontwikkeling eruit te pikken en in te brengen bij het college van bestuur. Zo is er werk te verzetten op het gebied van diversiteit en inclusie, maar daarover heb ik nog te weinig informatie om in te brengen. Het is wel een thema waar ik me samen met onze nieuwe diversity & inclusion officer op wil richten.’
Medio 2021 stopt deze ombudspilot. En dan?
‘De ombudsfunctie blijft, dat staat in de nieuwe cao. In welke vorm, daarover moet de discussie nog gevoerd worden op de UT. Ik kan wel zeggen dat deze pilot geen belemmering vormt voor een goed vervolg. Ook de tussentijdse evaluatie was positief en voor mijn gevoel biedt mijn functie meerwaarde voor de universitaire hulpstructuur.’
