Je ontving het afgelopen collegejaar 38 meldingen van medewerkers en zes van studenten. Wat is je voornaamste conclusie daarover?
‘Dat we kunnen spreken van een relatief rustig jaar. Het aantal meldingen van medewerkers is praktisch gelijk aan de afgelopen jaren (de voorgaande jaren respectievelijk 37, 39 en 39, red.), maar ik constateer weinig samenhang in de meldingen. Relatief de meeste meldingen hebben te maken met een arbeidsconflict of een arbeidsrechtelijke positie. In 23 van de in totaal 38 meldingen kan ik spreken van een geslaagde oplossing voor degene die een melding maakte. Met geslaagd bedoel ik niet dat de situatie volledig is opgelost, maar wel dat partijen met elkaar verder kunnen. Dat is uiteindelijk het belangrijkste, dat er gesproken en geluisterd wordt – en dat er in oplossingen wordt gedacht.’
Relatief weinig studenten kloppen bij je aan, heb je daar een verklaring voor?
‘Ik begreep van collega-ombudspersonen aan andere universiteiten dat bij hen de verhoudingen anders zijn. Maar het heeft kennelijk met de cultuur van de organisatie te maken. Ik heb begrepen dat studenten hier eerder geneigd zijn om naar het studentenloket te gaan, of onderling hulp vinden – al dan niet binnen een vereniging. Dat is zeker niet verkeerd; als ze maar niet vastlopen of hun weg niet weten te vinden naar de hulpstructuur. Maar die indruk krijg ik gelukkig niet.’
'Die ene melding bij ET vind ik vreemder dan de dertien meldingen bij BMS'
Opvallend is dat het aantal meldingen fors verschilt; zo komen er dertien meldingen uit de faculteit BMS en uit de faculteit ET ‘slechts’ één.
‘Het klinkt misschien gek, maar die ene melding bij ET vind ik vreemder dan de dertien meldingen bij BMS. Veel meldingen zijn niet per se verkeerd, als die passen bij een cultuur waarin het wordt gestimuleerd om melding te doen van mogelijke misstanden. Dat het aantal meldingen bij ET zo laag ligt, vind ik vreemd. Als je bedenkt hoe groot en complex de organisatie is, dan zouden het er eigenlijk meer moeten zijn.’
In dit rapport constateer je ook een andere rol die de afdeling Human Resources in heeft genomen, sinds je kritische kanttekeningen van twee jaar geleden. Wat merk je?
‘Ik zie dat HR een meer onafhankelijke positie heeft ingenomen, tussen werknemer en werkgever in. Daar hebben we sinds het eerdere rapport over gespard: wat is het beeld van mensen over HR en wat kan je doen om dat te veranderen? Ik ben erg positief over de zelfreflectie die HR heeft getoond en zie daadwerkelijk een koerswijziging. Dat is vrij bijzonder, als ik collega’s elders in het land moet geloven. Dat er daadwerkelijk actie wordt ondernomen na zulke aanbevelingen, dat komt niet overal voor.’
'Ik vond dat de UT erg snel geneigd was om zich bij een conflictsituatie te bewapenen'
In diezelfde lijn constateer je ook dat de UT anders omgaat met conflicten, iets waar je in het vorige jaarverslag kritisch over was.
‘Ik vond dat de UT erg snel geneigd was om zich bij een conflictsituatie te bewapenen. Er werd zogezegd vrij snel een blik aan juridische adviseurs opengetrokken. In dit opzicht bespeur ik een geleidelijke verandering: het gebeurt nog wel, maar is niet meer per definitie de eerste reflex. Ik zie dat meer erkend wordt dat klachten thuishoren in elke grote organisatie, en het is ook welke toon je aanslaat. Een klacht is eigenlijk ook een soort gratis advies, dat kan leiden tot verbetering van de organisatie. Voor mij is dat een indicatie van volwassenheid van de UT, zeker geen teken van zwakte.’
Want eigenlijk is het best gezond dat er meldingen worden gedaan?
‘Dat is vooral ook een kwestie van welke toon wordt aangeslagen. Maar ik zou zeggen van wel, zeker binnen zo’n complexe organisatie waarin sprake is van een sterke afhankelijkheidsrelatie. Dat constateerde universiteitshoogleraar Naomi Ellemers ook in haar rapport aan de minister vorig jaar. Dat geldt met name voor promovendi; zij hebben te maken met sterke afhankelijkheid van één persoon, die een carrière kan maken of breken. Dat maakt het heel moeilijk om problemen aan te kaarten.
Overigens merk ik de laatste weken dat veel UT-medewerkers bij me aankloppen na de aangekondigde financiële maatregelen. Zeker medewerkers op een tijdelijk contract vrezen voor hun arbeidsrechtelijke positie. Ik merk duidelijk een bepaalde stress bij het individu, nu de financiële positie van de gehele universiteit wat meer onder druk staat.’
'Bepaalde promovendi voelden zich te veel onderdeel van een soort koekjesfabriek'
Je kaart specifiek het onderwerp promovendi ten opzichte van de UT als ‘ondernemende universiteit’ aan. Hoe zit dat precies?
‘De afgelopen vier jaar (Warmelink is sinds 2019 ombudsman aan de UT, red.) kreeg ik van ongeveer een tiental promovendi signalen dat ze ernstig teleurgesteld waren in hun ervaring met de universiteit. Dat gaven ze aan na afronding van hun promotietraject, wat veel zegt over die eerdergenoemde afhankelijkheidsrelatie. Ze vonden dat er te weinig aandacht was voor hun wetenschappelijke vorming en voelden zich te veel onderdeel van een soort koekjesfabriek. Dat ging specifiek om promotieplekken die tot stand kwamen uit externe, commerciële financiering. Ze kampten onder andere met een gebrek aan begeleiding of faciliteiten. En ze moesten meteen meedraaien in een bedrijf – geregeld de spin-off van hun begeleider – terwijl ze hoopten op wetenschappelijke training. De UT als ondernemende universiteit is een begrip en heeft veel positieve kanten. Maar de inzet van deze promovendi is duidelijk een keerzijde daarvan. Daar moeten we aandacht voor hebben.’
Tot slot, wat is je huidige indruk van de hulpstructuur op de UT en je eigen rol daarin?
‘De hulpstructuur is de afgelopen jaren uitgebreid en is wellicht niet voor iedereen even overzichtelijk. Tegelijkertijd is het belangrijkste dát iemand ergens terechtkan. Voorheen waren we misschien wat meer zoekende, maar ik merk dat de taken beter op elkaar zijn afgestemd en dat een melding steeds beter op de goede plek terechtkomt. Het is belangrijk dat we van elkaar weten wat we bieden, daarom komt de gehele hulpstructuur – van HR-medewerker tot klachtencommissie – jaarlijks tweemaal bij elkaar. Hoe beter de onderlinge afstemming, hoe meer we voorkomen dat iemand met een melding tussen wal en schip komt te vallen.’
