In de zomer van 2023 stapte de UT over op een ander systeem om zzp’ers uit te betalen. Voorheen liepen de contracten en declaraties rechtstreeks via de UT. Daar kwam toentertijd een externe partij tussen: OneStopSourcing.
Die overstap leidde tot problemen, woede en frustratie bij de freelance instructeurs werkzaam bij de cultuurverenigingen, zo vertellen betrokkenen. Dusdanig, dat vier van de negentien instructeurs inmiddels zijn opgestapt.
Administratieve rompslomp
De nieuwe manier van werken was ook voor Roxine Engelbarts, tot eind 2024 dirigent bij vocal group Musilon, de druppel. Ze werkte sinds 2021 bij het studentenkoor. ‘Ik was al zwaar onderbetaald ten opzichte van mijn opleiding en werkervaring. Maar ik werkte altijd met ontzettend veel plezier bij Musilon. Door de lol en energie die het me gaf, accepteerde ik het onderbetalen wel.’
Met de introductie van OneStopSourcing als intermediair begon volgens Engelbarts ‘de ellende’. ‘De hele route ernaartoe was al dramatisch. Het begon met een lading papierwerk, die we elk jaar opnieuw moeten invullen – zo bleek later. Vervolgens moest ik ineens een bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Mijn gegevens zijn zonder mijn toestemming doorgeloodst naar een verzekeringsmaatschappij, maar dat is nog tot daaraan toe. Waarom moet ik zo’n beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben? Ik sta als dirigent voor een koor…’
Engelbarts hekelt vooral de administratieve rompslomp. Een aan de UT gelieerde zzp’er moet nu namelijk eerst uren invullen in het ProActis-systeem van de UT, vervolgens maakt OneStopSourcing daar een factuur van. Die factuur gaat daarna weer naar de instructeur – en vervolgens duurt het nog weer ‘drie à vier weken’ voordat de uitbetaling volgt. ‘Voorheen werden de uren die ik rechtstreeks bij Vrijhof Cultuur declareerde binnen een paar weken uitbetaald. Het is er alleen maar ingewikkelder en duurder op geworden. De uren die ik afgelopen december indiende, kreeg ik pas vorige maand uitbetaald’, zo schetst Engelbarts de situatie.
Dat was dan ook haar laatste uitbetaling. Ze besloot te stoppen, uit onvrede met het systeem en de werkwijze. Engelbarts is niet de enige. Drie andere instructeurs stapten ook op. Francesco Bekkema, tot enkele weken geleden regisseur van theatervereniging NEST, behoort tot die groep. Om vergelijkbare redenen als Engelbarts: de administratieve rompslomp, gebrekkige communicatie en late uitbetalingen. De druppel was voor hem een mail van een administratief medewerker nadat hij al ruim een maand wachtte op uitbetaling van een factuur. ‘Die was gewoon niet oké qua toon, dus ik heb mijn grens aangegeven: zo wil ik niet werken. Hoe ontzettend jammer ik dat ook vind voor NEST.’
Gebrek aan communicatie
Volgens Rian Holtrigter, die zich met een werkgroep vanuit cultuurkoepel Apollo bezighoudt met de problematiek, is het een kwestie van tijd voordat anderen volgen. ‘Van de mensen die aanblijven horen we dat ze het doen omdat ze het voor de studenten doen. Daarom nemen ze de problemen nog voor lief. Maar ik kan me niet voorstellen dat het hierbij blijft als de problemen niet worden aangepakt.’
Holtrigter zegt bekend te zijn met meerdere schrijnende gevallen, zoals een instructeur die al een half jaar niet is uitbetaald. ‘En diegene is gestopt, dus die zal helaas ook niet meer uitbetaald krijgen. Doorgaans duurt het nu ongeveer zeven weken voordat een uitbetaling volgt. We hebben van één instructeur al begrepen dat ze thuis al in de financiële problemen kwamen hierdoor.’
Wat Holtrigter vooral ook tegen de borst stuit, is het gebrek aan communicatie. ‘Het is ons niet duidelijk waarom via OneStopSourcing gewerkt moest worden en waarom op deze omslachtige manier. Ook de verenigingen zelf zijn niet ingelicht, dus vaak zijn ze ook niet bekend met de problemen die spelen. Vanuit de inhuurdesk van HR wil iemand heel graag de instructeurs helpen, dat waarderen we. Maar diegene kan niet in het systeem van OneStopSourcing, dus de hulp kan maar tot op zekere hoogte geboden worden. En dat bedrijf neemt de telefoon niet op.’
‘Afhankelijk van processtappen’
Gijs Verburg, manager Sport & Cultuur, zegt dat het een UT-brede kwestie is en hij geen invloed kan uitoefenen op de situatie. ‘We zijn bekend met het feit dat een beperkt aantal instructiedocenten, dat op zzp-basis actief is, problemen ondervindt met de huidige werkwijze met de externe broker van de UT’, aldus Verburg. ‘Dit vinden we erg vervelend. Tegelijk is dit iets tussen de broker en de professional als gevolg van de centrale werkwijze van de UT op het gebied van inhuur van personeel.’
Dienstdirecteur Hans Oeloff en coördinator Inhuurdesk Erwin Reudink van de afdeling Human Resources laten weten bekend te zijn met de problemen. ‘Maar bij enkele zzp’ers, het gaat om een relatief klein aantal. Natuurlijk zijn vier opgestapte mensen er vier teveel, maar we horen ook andere ervaringen’, aldus Oeloff. De UT ging werken met een inhuurdesk en een externe partij, ‘om compliant te zijn aan de geldende aanbestedingsregels’, legt hij uit. ‘De inhuurkosten van ondersteunende zelfstandigen lagen boven de norm, dus moesten we een aanbestedingsprocedure starten. Daar kwam deze partij uit.’
De HR-medewerkers noemen het vervelend als het zeven weken duurt voordat een zzp’er is uitbetaald. ‘Dan moet er wat in het proces misgaan. Als iemand voor de tweede dag van de maand de uren indient en de leidinggevende tijdig die uren goedkeurt, dan volgt de uitbetaling diezelfde maand’, aldus Reudink. ‘Je bent in die zin afhankelijk van bepaalde processtappen. Als daar ergens vertraging in optreedt, dan gaat de uitbetaling inderdaad al met zeker twee weken schuiven.’
‘Alleen maar verliezers’
De Apollo-werkgroep probeert nog het beste te maken van een slechte situatie, aldus Holtrigter. ‘We hebben de verenigingen gevraagd om proactief met hun instructeurs in gesprek te gaan over de problemen, zodat ze niet onaangenaam verrast worden. Zelf zijn we bezig met een stappenplan te maken voor het declareren van de uren, met daarbij ook wat ongeschreven regels. Nee, we gaan daarmee niet het probleem oplossen, maar maken het hopelijk wel minder frustrerend voor de instructeurs.’
Ook de HR-afdeling laat weten dat zzp’ers te allen tijde kunnen aankloppen voor hulp en uitleg van het systeem. ‘We zijn daarnaast aan het evalueren en onderzoeken hoe we het proces rondom betalen kunnen verbeteren en versnellen’, zegt Reudink.
Voor Engelbarts, Bekkema en de andere opgestapte instructeurs komt dat te laat. ‘Ik ben er echt boos om geweest’, zegt Engelbarts. ‘Ik was altijd superloyaal naar Musilon, deze vereniging is er echt één in een miljoen. Maar dit ging niet meer. Het vervelende is dat deze situatie gepassioneerde mensen met een gedegen opleiding wegjaagt. Voor ons als instructeurs is het jammer, maar voor de verenigingen en de universiteit ook.’ Zoals Holtrigter aanvult: ‘Deze situatie kent op dit moment alleen maar verliezers.’
