De universiteitsraad kwam onlangs met een behoorlijke waslijst aan adviezen, onder andere over informatievoorziening en knelpunten bij promoties. Hoe kijkt u hiernaar?
‘Ik zie een heel betrokken universiteitsraad, met hart voor de zaak om de universiteit te verbeteren. Dat is een groot goed. Ik denk dat de medezeggenschap vooral krachtig is wanneer ze op globale en grote lijnen meedenkt en adviseert. Wat ik hierbij constateerde was dat veel adviezen werden uitgebracht op een bepaald detailniveau. Als je daar te veel op gaat sturen als centrale medezeggenschap, dan kun je bepaalde kennis en context missen. Dat is volgens mij hier gebeurd, in combinatie met grote woorden. De term ‘critical concern’ bijvoorbeeld voor iets wat slaat op een zomerreces.’
Er zijn dus wat misverstanden ontstaan?
‘Ja, ondanks de ongetwijfeld beste bedoelingen vind ik de toon wat scherp uitgepakt. Een kritieke zorg is iets anders dan een aandachtspunt. Zo ging het over de wachttijd om een proefschrift te kunnen verdedigen. Die is normaliter nooit zes maanden. Er is een zorgvuldige procedure waarbij een promotiecommissie zes weken de tijd krijgt om een manuscript te bekijken en een kandidaat vervolgens zes weken de tijd krijgt om verbeteringen door te voeren. Maar wat volgens mij is gebeurd, is dat de universiteitsraad ook de zomervakantie meerekende in de optelsom voor de wachttijd. Dat reces heeft elke universiteit en commissieleden zijn eigenlijk ook nooit te vinden in zo’n periode.’
Dus er zijn geen capaciteitsproblemen?
‘Nee, als je alles bij elkaar optelt hebben we veertig weken per jaar promoties, met negentien timeslots per week. Dan heb je het dus over bijna achthonderd promoties die je per jaar kunt inplannen. Vorig jaar waren er 238 promoties, dus we zitten bij lange na niet op de maximale capaciteit. Natuurlijk willen velen het liefst op de vrijdagmiddag hun proefschrift verdedigen, maar dat is helaas niet haalbaar.’
In de brief komen wel zorgelijke ontwikkelingen naar voren, zoals haatmails aan TGS-personeel. Dat lijkt me een behoorlijk schrikbeeld?
‘Ik schrik er niet van. Er was recentelijk nog sprake van overlast, bijvoorbeeld in het Sportcentrum en de bibliotheek. Al het ondersteunend personeel krijgt met naar gedrag te maken, dat is een samenlevingsbrede tendens. TGS is in die zin niet anders dan andere afdelingen van de UT. Niet om het te bagatelliseren, maar ook dit is met wat zware bewoordingen neergezet door de universiteitsraad.’
Tijdens de vergadering werd een ‘us versus them-cultuur’ genoemd, bevestigd door de rector. Constateert u een soort wij-zij-denken van wetenschappers ten opzichte van TGS?
‘Er is ergens wel een zekere weerstand ontstaan. En ik snap dat mensen gefrustreerd zijn als ze niet zien waar het probleem ligt. De kwaliteitszorg door TGS wordt namelijk vaak in één adem genoemd met het moeten doen van administratie. Mensen zijn snel geneigd om ons te vereenzelvigen met volgsysteem Hora Finita. Maar het monitoren en de administratie zijn een middel ten behoeve van de kwaliteitszorg. Uiteindelijk is dát de hoofdtaak van TGS: we moeten de waarde van de promotieopleiding en proefschriften borgen, want het is het hoogst mogelijke diploma dat je kan halen. Dat die kwaliteit zorgvuldig gewaarborgd wordt, daar is iedereen bij gebaat.’
Is het ergens misgegaan qua beeldvorming?
‘Er vielen twee ontwikkelingen samen. Allereerst was er ophef over praktijken aan de Universiteit van Tilburg, waarna rectoren met elkaar om tafel zijn gegaan en landelijke afspraken hebben gemaakt. Dat ging onder andere over het opstellen van een opleidings- en begeleidingsplan en het werken met een vierogenprincipe; elke promovendus krijgt twee begeleiders. Daar horen ook verplichte cursussen bij, bijvoorbeeld om als promovendus je zogeheten soft skills te verbeteren. Het hoe en waarom daarvan is toentertijd niet helemaal goed gecommuniceerd, mede door de uitbraak van het coronavirus.’
‘Die ontwikkeling viel samen met de introductie van volgsysteem Hora Finita. Wij noemen het kwaliteitszorg, maar de associatie die eraan kleeft is die van verplichte administratie. Daar komt bij dat Hora Finita – ontworpen en ontwikkeld aan de Rijksuniversiteit Groningen – nooit gemaakt is als processysteem om mensen te volgen, maar om achteraf in te registreren. We zijn het op de UT gaan invoeren als workflowsysteem. Daarvoor is het systeem nooit bedacht. Daarom zien gebruikers nu ook niet waar de bal ligt – wie waarop actie moet ondernemen. Dat voedt de frustratie.’
Kan een nieuw systeem problemen oplossen?
‘Daar zijn we nu mee bezig. De dienst LISA is een nieuw systeem aan het ontwikkelen genaamd Doctorate. We kunnen nu echt iets op maat laten maken, afgestemd op de wensen en eisen van iedereen die ermee werkt. Het voorlopige plan is dat we dit nieuwe systeem vanaf 1 januari 2026 in gebruik genomen kan worden. Mijn droom is dat het zo goed mogelijk duidelijk wordt wie bij welke stap aan zet is. Dat in de meest letterlijke zin van het woord duidelijk wordt bij wie het balletje ligt: de promovendus, de promotor of de decaan bijvoorbeeld. Er liggen mooie kansen met zo’n nieuw systeem. Ik hoop dat LISA de tijd en de mankracht ervoor heeft om een systeem te realiseren waarbij de puntjes op de i worden gezet.’
U herkent zich niet volledig in de zorgen van de universiteitsraad. Waar liggen bij u de zorgen of aandachtspunten?
‘Eén van mijn zorgen is het aantal nieuwe promovendi. Dat aantal is vorig jaar met meer dan honderd gestegen. Die moeten allemaal de verplichte cursussen doen, maar ondertussen hebben ook wij bij TGS een taakstelling om 10 procent op ons budget te besparen. We moeten dus meer doen, met minder middelen. En dan hebben we al afscheid moeten nemen van externe cursusaanbieders vanwege de bezuinigingen. Daarnaast maak ik me zorgen over de beschikbaarheid van zalen, dus dat we noodgedwongen moeten uitwijken naar veel online cursussen. Ons cursusaanbod krijgt gemiddeld een 8,5 qua beoordeling. Ik hoop niet dat we door omstandigheden op die kwaliteit en waardering moeten inboeten.’
Rector Tom Veldkamp kondigde een zogeheten rondje langs de velden aan, om meer uitleg te geven over de rol en taken van TGS. Moet dat misverstanden wegnemen?
‘Ik ga inderdaad samen met de rector een rondje maken langs de faculteiten. Want we willen werken aan de beeldvorming en duidelijker verwachtingen scheppen. Dan gaat het bijvoorbeeld over de wederzijdse verwachtingen en afhankelijkheden van promovendus en promotor. Maar ook over de rol van TGS zelf. We zijn een uitvoerende organisatie. Het is niet dat wíj de regels opleggen. We implementeren de regels van het College voor Promoties – en zij zijn weer gebonden aan de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Als je kwaliteit wil leveren, dan zit daar ook een achtergrond achter. Mensen moeten zich realiseren dat een promotietraject meer is dan een boekje met een paar artikelen erin. Het is een opleiding waarbij je essentiële vaardigheden opdoet.’
