Mijn vorige bijdrage, over onze systemen en processen, begon ik met een klaagzang over de Multifactor Authentication. Het was eigenlijk een schreeuw om hulp, LISA reikte mij de helpende hand en nu gaat het een stuk beter. Ik had natuurlijk gewoon de helpdesk kunnen bellen, maar ik ben geen beller, ik schrijf liever. Mocht jij ook worstelen met MFA en gebruik je geen Edge, overweeg dan om dat wel te gaan doen, misschien helpt het. LISA, bedankt voor de hulp.
‘En dan zijn er hoogleraren die nog nooit van de PDCA-cyclus hebben gehoord!’. ‘Tsjonge’, mompelde ik hypocriet. Een diepzinniger antwoord werd op dat moment niet van mij verwacht. Terug in mijn kantoor zocht ik op wat dat ook alweer was. Ach ja, plan, do, check, act, ook wel de Kwaliteitscirkel van Deming genoemd.
Het is heel waarschijnlijk dat u, bewust of onbewust, vele PDCA-cycli aan het doorlopen bent, of dat anderen dat doen met de white papers, beleidsplannen, actieplannen, jaarplannen, tussen- en eind rapportages die u schrijft of (niet) leest. Als je het weet, zie je overal PDCA-cycli. Ik zat eens in een nabespreking van een voorbespreking van een najaarsoverleg: een cyclus in een cyclus in een cyclus. Ik wil niet beweren dat PDCA onzin is. Het is een systematisering van wat je vaak intuïtief al doet als je goed werk wilt leveren, en ongetwijfeld is het nuttig als je op tijd iets ingewikkelds (een product, proces, conferentie, studiereis, curriculum) moet neerzetten. Maar tegelijkertijd vraag ik me af: kan het hier en daar niet wat minder?
De oerknal en het kwartaal
De oerknal en wat daarop volgde heeft geresulteerd in een stelsel van rondvliegende brokstukken. De massa, omlooptijd, rotatiesnelheid en scheefstand van het brokstuk Aarde en haar maan hebben ons opgezadeld met de jaren, jaargetijden en maanden waarop wij onze ritmen afstellen. Het dag-nacht-ritme is in ons lijf ingebakken en het is gezond om je leven daarop af te stemmen. Met het jaar als organiserend richtsnoer brengen we een ritme in onze activiteiten dat aangenaam is afgestemd op de seizoenen.
Maar het kwartaal? Daarmee maken we het onszelf soms knap lastig. En laat het kwartaal nu net een belangrijke rol spelen in een PDCA-cyclus aan onze universiteit: de ieder kwartaal terugkerende managementrapportage (marap) vanuit de faculteiten aan het college van bestuur. Daar zijn veel mensen druk mee: de opdrachtgevers, de rapporteurs en hun informatievoorzieners, en de lezers van de rapportages, die daar dan ook weer op moeten reageren (check) en zorgen dat we in de faculteiten daar iets mee doen (act).
Wat dan vervolgens vaak niet gebeurt, bijvoorbeeld omdat de volgende marap er al weer aankomt, er gewoon teveel tegelijkertijd speelt, of omdat er geen act mogelijk is. En dat vier keer per jaar! Ik doe hier de werkelijkheid niet helemaal recht, want die maraps gaan niet allemaal over hetzelfde. Maar toch, vier keer per jaar! Laatst zei iemand in onze faculteitsraad: ‘Vier keer per jaar, is dat niet wat vaak?’ Van de vele goede observaties van onze faculteitsraad was dit er zeker één.
Snoeien
Met name de managementrapportage in augustus-september is heftig: in diezelfde tijd moeten de faculteiten hun jaarplannen voor het volgende kalenderjaar opstellen. Om veel van onze collega’s meer lucht te gunnen stel ik voor deze maraps te beperken tot twee of hooguit drie per jaar.
Maar er moet meer mogelijk zijn. Bent u bezig met iets wat zomaar een PDCA-cyclus zou kunnen zijn, of een stukje daarvan, bijvoorbeeld een telkens terugkerende routine van rapportages, evaluaties en plannen? Ga dan samen met de opdrachtgever eens na of het misschien niet zonder zou kunnen, of wat minder. Zijn er wel checks maar geen acts, en blijven de dingen desondanks toch goed lopen? Als één van deze checks positief uitvalt, dan is mijn aanbeveling de volgende act: verminderen of afschaffen.
En schrijft u ieder jaar een jaarplan? Ga dan met uw collega’s na of dat niet een tweejarenplan kan worden. Een jaar is zó kort.
Snoeien in onze planning- en controleroutines, laten we het gaan doen. Het kan!
