‘Ik wil die regierol vervullen’

De rol van de secretaris op de UT is onlangs veranderd. Het leidinggeven aan dienstdirecteuren zit niet meer in de portefeuille. Daardoor is er meer tijd om invulling te geven aan de ‘regisseursrol’, zoals Wichman het omschrijft.

‘Bij mijn sollicitatiegesprek gaf ik aan dat juist die rol, van de spin in het web, mij goed ligt’, vertelt ze. ‘Daar kan ik mijn ervaring goed gebruiken. Bij de onderwerpen die op ons afkomen, zoals de instellingstoets, is het voor de organisatie een vrij automatische reflex om het net zo te doen als de vorige keer. Ik zet een stap terug en stel de vraag of er ook andere manieren zijn om het project aan te pakken. Bijvoorbeeld door hoogleraren en opleidingsdirecteuren erbij te betrekken die de benodigde expertise in huis hebben.’

Om haar functie als secretaris goed in te vullen, wil Wichman vooral toegankelijk zijn. ’Het college van bestuur is veel op reis en de agenda’s van de drie bestuurders lopen snel vol. Dat moet ook, zij vertegenwoordigen ons in Den Haag, Brussel, of bij de VSNU en partneruniversiteiten. Als secretaris is het essentieel dat ik weet wat er op de campus speelt. Daarom schuif ik aan bij veel vergaderingen en heb vaak overleg, of dat nu met de Student Union is of met de portefeuillehouders bedrijfsvoering van de faculteiten. De informatie die ik krijg, gebruik ik in de besluitvormingsprocessen van het CvB. Wat dat betreft ben ik een olievrouwtje in de organisatie.’

In een eerder interview vertelde je over de ambitie om college en de organisatie dichter bij elkaar te brengen. Lukt dat?

‘Ik denk het wel. De nieuwe bestuursstructuur biedt hiervoor kansen. Onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid van de faculteit. Dat maakt UT-brede afstemming op die gebieden beter mogelijk. Portefeuillehouders en CvB-leden overleggen met elkaar en er vindt meer afstemming plaats. Ook met de diensten.’

'Volledige transparantie is niet werkbaar'

‘In het geheel van beleid- en organisatieprocessen, vernieuwingsinitiatieven en overlegorganen, probeer ik mijn regierol zo goed mogelijk in te vullen. Tijdig informatie delen, scheiden van hoofd- en bijzaken, zorgen voor agendering van onderwerpen in de verschillende overlegorganen en collega’s met elkaar in contact brengen, dat zijn een aantal ingrediënten van mijn functie.’

Hoe zit het met de openbaarheid en transparantie van de organisatie? Dat was onlangs een discussiepunt in de Uraad.  

‘Het college heeft transparantie hoog in het vaandel. Maar, volledige transparantie is niet werkbaar. Niet iedereen hoeft van ieder argument of van elke denkstap op de hoogte zijn. Dan gaan onvoldragen voorstellen een eigen leven leiden. En dat staat zorgvuldig en effectief werken in de weg en komt de transparantie niet ten goede.’

‘Het college van bestuur overlegt met verschillende geledingen binnen de UT. Dat moet vertrouwelijk mogelijk zijn, zodat we tot goed afgewogen besluiten kunnen komen. Er is op deze manier meer gezamenlijke betrokkenheid bij verschillende beleidsterreinen. Dat maakt de organisatie effectiever.’

Hoe omschrijft u de bestuursstijl van dit college?

‘Actief, met als streven dat iets altijd beter kan. Dat voorbeeld geven de collegeleden zelf. Ze werken hard en ontplooien veel initiatieven. Ze vervullen een “aanjaagfunctie” binnen de organisatie. Dat is noodzakelijk, want als universiteit opereren we in een ontzettend competitieve omgeving en moeten we mee in de vaart der volkeren.’

‘De uitdaging ligt in het opvolgen van de initiatieven. Niet alles kan meteen morgen. Die zorg hoor ik ook terug uit de organisatie. De werkdruk is hoog en niet alles kan. Het is belangrijk dat we zo nu en dan ook even stilstaan en ons afvragen: hoe pakken we het aan? Wat heeft prioriteit? Wat past bij ons als UT en waarmee kunnen we het verschil maken? Ik denk dat het college hier zorgvuldig mee omgaat. Het bestuur is steeds op zoek naar gezamenlijkheid en draagvlak voor initiatieven en vernieuwing van beleid.’

Welke onderwerpen spelen nu?

‘Van alles. Van de instellingstoets, verdere internationalisering, tot huisvestingsplannen en aanpak van werkdruk. Maar ook langlopende processen als life long learning. Dit is een onderwerp waarin ik graag de regie neem. De samenleving vraagt steeds meer van de universiteit, namelijk niet alleen voltijdstudenten opleiden, maar ook professionals in de praktijk bijscholen. Zo mogelijk in samenhang met onderzoeks- en innovatieprojecten. Er ligt een flinke uitdaging, want hoe haken we structureel nog beter aan bij het bedrijfsleven en de maatschappij? Zo’n traject vormgeven doe je, net als alle andere beleidsonderwerpen, uiteraard niet alleen. Daarvoor ga ik de organisatie in om te praten met mensen die ideeën en ervaring hebben en die initiatieven ontplooien.’

‘Daar heb ik zin in. Ik heb het vertrouwen dat ik die regierol kan vervullen en dat mij die gegund wordt. Het belangrijkste is dat we samen tot resultaat komen.’