De Groningse kritiek op AFAS-software is allesbehalve mals. Roodgloeiende hulplijnen, ‘langdurige probleemontkenning’ en medewerkers die met tranen van frustratie achter hun pc zitten, zo tekent de Groningse universiteitskrant op. De sores bereikten ook de UT, die over een kleine drie maanden overgaat op software van AFAS. ‘Ja, we zijn er ook van geschrokken’, zegt hoofd hr-services, Arno Holterman. ‘Dit geeft overduidelijk aan hoe complex dergelijke implementaties zijn’, benadrukt hij.
Kleiner project
De Twentse situatie is volgens Holterman ‘beduidend anders'. De eerste geruststelling: de schaal van het UT-project is kleiner. ‘Waar Groningen alle software in één keer bij één aanbieder wilde, kozen wij een tijd geleden heel bewust voor een gefaseerde aanpak. Eerst een nieuw inkoopsysteem via aanbieder Proactis, binnenkort volgen hr en payroll en in 2022 een nieuw systeem voor financiën’, zegt Holterman.
De problemen in Groningen hebben volgens Holterman vooral te maken met inkoop en financiën en liggen in veel mindere mate aan de hr-kant. ‘Organisatorisch ging er bij de Rijksuniversiteit ook het een en ander overhoop en zijn er andere beslissingen gemaakt. Ze leggen bijvoorbeeld meer verantwoordelijkheden neer bij de leidinggevende, terwijl wij bijvoorbeeld het zogeheten pre-boardingproces bij een nieuwe medewerker zelf neerleggen. Daarnaast heeft de RUG de pech dat ze de eerste universiteit zijn met deze software. Want ook AFAS leert nu snel bij dat universiteiten ontzettend complexe organisaties zijn.’
Meer mensen, meer tijd, andere keuzes
Het tijdspad is bij de UT ook wat minder ambitieus, vult Holtermans collega en projectleider, Hans Westerik, aan. ‘Wij schuiven samen met de TU’s van Delft en Eindhoven wat later in de rij aan en hebben meer tijd voor testen en implementatie. Ook leren wij van Groningen. We hebben veel meer mensen vrijgemaakt voor een klankbordgroep in aanloop naar de uitrol en we trainen hr-assistenten als key users om de eerste vragen van eindgebruikers af te vangen.’
Een hele klus, maar het UT-project loopt op schema, benadrukt Westerik. Er wordt nu volop getest. Dat moet overigens ook wel: vanwege de administratie bij de belastingdienst en andere overheidsinstanties is het enige moment om zo’n systeem te wisselen in januari. Lukt dat niet, dan volgt een noodgedwongen uitstel van een jaar. Toch zal ook de UT niet ontkomen aan op z’n minst enkele kinderziektes. ‘Het is een illusie om te zeggen dat we op 1 januari een perfect systeem hebben’, weet Holterman. ‘Maar we zetten een zo goed mogelijke basis neer, die we vervolgens stap voor stap verbeteren.’
Lasten verlagen
Het verbeteren van de huidige administratieve systemen is een doel dat met de komst van AFAS binnen handbereik is, stelt Westerik. ‘We zijn ervan overtuigd dat we met het nieuwe systeem de administratieve lasten binnen de UT kunnen verlagen. En belangrijker: we kunnen de UT-collega’s beter bedienen. Er komt bijvoorbeeld meer flexibiliteit in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden, er komt een app die geschikt is voor ieder apparaat, je kunt makkelijk je personeelsdossier inzien, snel verlofdagen aanvragen en de bruto-netto-consequenties van een hr-mutatie vooraf zelf inzien.’
Holterman besluit: ‘Toen we dit traject startten hoorden we vooral de wens om het versnipperde systeemlandschap terug te brengen naar één plek. Dat is precies wat we gaan doen.’
