Het zal weinig UT-medewerkers zijn ontgaan: sinds begin januari heeft de universiteit een nieuw HR- en payrollsysteem. Dat leidde de afgelopen maanden tot ‘ontzettend veel’ vragen voor human resources over het nieuwe systeem. ‘De eerste dagen was het nog vrij stil’, vertelt hoofd hr-services, Arno Holterman. ‘Daarna werd het aanpoten. Door de grote hoeveelheid vragen moesten medewerkers soms langer wachten op een antwoord. Ik denk dat we inmiddels weer aardig op schema liggen. Het is logisch dat medewerkers vragen hebben: alles staat op zijn kop.’
Door de coronacrisis was het lastig om mensen te bereiken met communicatie en voorlichting over het nieuwe systeem, vult projectleider Hans Westerik aan. ‘Alles moest op afstand. Er staan wel introductiefilmpjes online, maar ‘in het echt’ gaat uitleggen toch makkelijker. Inmiddels kunnen medewerkers ook in de AFAS-applicatie via ‘Ask HR’ vragen stellen. Dat helpt. Op deze manier komen de vragen direct bij de juiste persoon terecht.’
Groningen
Aan de Rijksuniversiteit Groningen leidde de implementatie van de AFAS-software in 2020 tot de nodige problemen. ‘Alsof je een goede gereedschapsset hebt ingeruild voor kindergereedschap’, liet een gefrustreerde medewerker aan de Groningse Ukrant weten. ‘Ik denk dat het hier veel soepeler gaat’, stelt Westerik. ‘We hebben in Twente van de situatie in Groningen geleerd. Zo maken we op de UT gebruik van een zogenaamde ‘secretaresse-cockpit’. Dat zorgt voor meer overzicht. Zoiets was er in Groningen niet.’
Ook de TU Delft en de TU Eindhoven zijn recent overgestapt op de AFAS-software. ‘In Eindhoven is de overstap relatief goed verlopen, net als hier. Delft heeft de lancering één jaar uitgesteld. Het lukte niet om de startdatum van 1 januari 2021 te halen. Je kunt de payroll namelijk alleen op 1 januari introduceren.’ Volgens Hans Oeloff, directeur human resources, was het ook op de UT een race tegen de klok. ‘Onze projectmedewerkers hebben zich een slag in de rondte gewerkt. Maar er is absoluut geen risico genomen door op 1 januari live te gaan.’
Voordelen
Met het AFAS-systeem kunnen medewerkers alle personeelszaken vanuit één plek regelen, weet Westerik. ‘Dat is het grote voordeel. We kunnen bovendien weer een hele tijd vooruit met het nieuwe systeem. Op sommige plekken werden meer dan twintig verschillende applicaties gebruikt, en sommige systemen waren meer dan twintig jaar oud. Het voldeed nog wel, maar het werd te complex.’
Vanaf maart wordt ook het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden geïntroduceerd in AFAS. Verder staat de komende tijd in het teken van finetunen en evalueren, stellen de betrokkenen. ‘Ik ben bovenal trots dat het gelukt is om op 4 januari live te gaan’, zegt Oeloff. ‘Maar het zal nog niet naar wens zijn van iedere gebruiker. Daar ontkom je niet aan bij een project van deze omvang. Er is nog nawerk.’
