Het onderzoek naar het crisismanagement in de periode maart tot en met september 2020 werd uitgevoerd in opdracht van het college van bestuur. Emeritus hoogleraar Joop Halman en Henry Huisman, die voorheen de crisistrainingen op de UT verzorgde, stelden het rapport op. ‘Uit onze evaluatie blijkt dat de UT crisisbestendig is als organisatie in de eerste fase van de pandemie’, zegt Halman.
Volgens de emeritus hoogleraar Innovation & Risk Management werd de coronacrisis vroeg herkend en erkend op de UT. ‘Ook heeft de universiteit er verstandig aan gedaan om in haar beleid altijd de richtlijnen van het RIVM te volgen’, vervolgt Halman. ‘Deze aanpak zorgt voor een heldere boodschap naar de studenten en medewerkers. De universiteit bleef één lijn volgen, ook al was er soms interne discussie.’
De UT krijgt daarom ‘over het algemeen’ een positieve evaluatie in het rapport. Maar, zo stelt Halman, het crisismanagement werd niet door iedereen hetzelfde beoordeeld. ‘Internationale studenten en medewerkers namen de richtlijnen van de WHO en hun thuisland als voornaamste referentiekader. Daar golden vaak strengere maatregelen. Met name Aziatische studenten of medewerkers keken met verbazing naar de RIVM-richtlijnen, en dus de UT-regels. In veel landen waren bijvoorbeeld mondkapjes al langere tijd verplicht. Aangezien de studentenpopulatie inmiddels voor een derde uit internationals bestaat, moet de UT daar een betere balans in zien te vinden.’
Besluiten
In sommige gevallen ging het volgens de emeritus hoogleraar mis bij de zogenaamde ‘verticale besluitvorming’. ‘Bij deze besluitvorming stuur je iets van bovenaf, in dit geval vanuit het CvB, de organisatie in. Zo werd het besluit over de anderhalvemeteruniversiteit vanuit het CvB naar de opleidingsdirecteuren gecommuniceerd. Een aantal van hen was echter al op zomervakantie. Daarom waren sommige docenten lange tijd niet op de hoogte over dit besluit. De informatie had de docenten eigenlijk op een alternatieve manier moeten bereiken.’
Ook de ‘horizontale besluitvorming’ zorgde in enkele gevallen voor problemen, vertelt Halman. ‘Het beleid van de UT werd dan verschillend geïnterpreteerd binnen afdelingen en opleidingen. Tijdens een crisis wil je juist dat iedereen hetzelfde ‘verstaat’ onder de maatregelen. Inmiddels zijn de decanen nauwer betrokken bij het proces. Dat moet zorgen voor een betere afstemming tussen de afdelingen en opleidingen.’
Het rapport adviseert ook om beter te kijken naar de uitvoering van beslissingen. ‘Het is net als in de bouw: als je een besluit neemt, moet je kijken hoe dat besluit wordt uitgevoerd op de bouwplaats.’ Zo duurde het volgens de onderzoekers te lang voordat de UT de organisatie voor thuiswerkbenodigdheden op orde had. Ook de levering en installatie van videoapparatuur voor hybride onderwijs duurde langer dan nodig. De onderzoekers adviseren daarom om in de toekomst gebruik te maken van een ‘track & trace’-systeem. ‘Dan weet je precies wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering en is er een duidelijke deadline.'
(Digitale) campus
Uit het rapport blijkt dat de UT gedurende de crisis in nauw contact stond met de VSNU en de veiligheidsregio Twente. ‘Dat laatste heeft voor de organisatie van de Kick-In een positief effect gehad.’ De UT onderscheidde zich volgens de onderzoekers van andere universiteiten door meer fysieke activiteiten mogelijk te maken vanaf de zomer. ‘Dankzij de grote campus kon er meer. Het universiteitsterrein is ruim opgezet en de meeste gebouwen zijn niet al te hoog: niet iedereen hoeft in dezelfde lift.’
Er was nog een meevaller voor de universiteit: de online systemen bleken betrouwbaar. ‘De UT heeft geleerd van de Maastrichtse cybercrisis eind 2019, toen hackers de systemen gijzelden. Er zijn aan het begin van de coronacrisis meer cyberaanvallen op de UT geweest, maar de systemen bleven overeind.’ Wel werd er volgens de onderzoekers te weinig gedacht in alternatieve scenario’s. ‘Wat als de online systemen tijdens de crisis toch waren uitgevallen? In zo’n geval moet er een plan B, en zelfs een plan C klaarliggen.’
