De klokkenluidersfunctionarissen zijn bedoeld voor iedereen op de UT die een vermoeden heeft van een misstand. ‘Door de aanstellingen voldoen we aan de wet- en regelgeving op dit gebied’, licht HR-directeur Hans Oeloff toe. ‘Het liefst hebben we natuurlijk geen enkele misstand. Maar als er misstanden zijn, willen we dat weten en daarmee aan de slag gaan. Daarbij was het belangrijk om een externe, onafhankelijke functionaris aan te stellen.’
Die vond de UT in de persoon van Edith Weijnen. Ze was voorheen werkzaam aan de Erasmus Universiteit Rotterdam als ombudsfunctionaris en heeft die functie nu aan Saxion Hogescholen. Weijnen heeft geen band met de UT, benadrukt Oeloff. ‘Ze is te benaderen via een eigen telefoonnummer en e-mailadres, waardoor ze buiten de UT-communicatiesystemen valt. Dat kan belangrijk zijn voor een melder; het kan als gemakkelijker en veiliger worden ervaren.’
Aanscherping
Naast een externe vertrouwenspersoon misstanden, neemt ombudsfunctionaris Han Warmelink de interne rol van klokkenluiderfunctionaris op zich. ‘Het zijn verschillende rollen die hij combineert: als ombudsman is hij mediator, als klokkenluiderfunctionaris om meldingen van misstanden te behandelen’, aldus Oeloff.
Of iemand beter naar de interne of externe klokkenluidersfunctionaris kan stappen, dat is volgens de HR-directeur volledig aan de melder om te bepalen. ‘Allebei volgen ze dezelfde procedure. Het is aan de melder om te bepalen waar diegene zich prettig bij voelt – intern of extern.’ Bovendien is de stap naar een klokkenluidersfunctionaris volgens hem geen uiterste. ‘Het is een stap die je kan nemen, maar zeker niet de laatste. Het toevoegen van deze functies is een aanscherping van ons House of Integrity. Het kan ook goed zijn dat een melding beter behandeld kan worden door bijvoorbeeld de ombudsfunctionaris, een klachten- of geschillencommissie of wellicht iemands eigen leidinggevende. Dat is allemaal afhankelijk van de aard en context van een casus.’
‘Duidelijker en explicieter’
Hoe de interne of externe klokkenluiderfunctionaris een melding behandelt staat in de Klokkenluidersregeling, die de UT in 2021 introduceerde als opvolger van de eerdere ‘Regeling Melding Onregelmatigheden Universiteit Twente’. ‘De nieuwe regeling maakt alles wat duidelijker en explicieter’, zegt Oeloff. ‘Als een melding gegrond wordt verklaard, kan de klokkenluiderfunctionaris een intern onderzoek starten. Dat onderzoek wordt gedaan door een Commissie Misstanden. ‘Om de onafhankelijkheid van die commissie te waarborgen zijn zowel de voorzitter als secretaris externen’, aldus Oeloff.
Mogelijk komt er nog een sectorbrede misstandencommissie, voor alle Nederlandse universiteiten. Daarover zijn de universiteiten nog met elkaar in gesprek.
