De leidraad rouw is niet hetzelfde als het overlijdensprotocol van de UT, vertellen hr-beleidsadviseurs Leonie Bloemen en Karen Wever. ‘Het overlijdensprotocol is bedoeld om te hanteren bij het overlijden van een UT-medewerker en draait vooral om praktische zaken, als het regelen van bloemen, een advertentie en het halfstok hangen van de UT-vlag. De leidraad rouw biedt leidinggevenden handvatten hoe zij kunnen omgaan met een medewerker die net een dierbare verloor. Hoe ondersteun je je collega het beste? Wat kun je hem of haar bieden?’
Lamgeslagen
Een belangrijk doel van deze richtlijn – die voortkomt uit een afspraak over rouwverlof in de cao - is om ervoor te zorgen dat medewerkers met de juiste ondersteuning gezond en veilig weer terugkeren naar de werkvloer. Eerder bleek namelijk dat rouwende medewerkers zich nog wel eens ziek meldden, als er onvoldoende ruimte was voor de rouwfase. ‘Iemand komt dan uiteindelijk terecht bij een bedrijfsarts, maar daar is ook geen sprake van de juiste rouwbegeleiding. Terwijl de medewerker er eigenlijk vooral gebaat bij is dat een werkgever rekening houdt met zijn of haar behoeften. Waar de ene collega lamgeslagen is na een overlijden en nog niet tot werken in staat is, heeft de ander juist wel behoefte aan structuur op het werk. Het een vraagt dus om een andere aanpak dan het andere’, vertelt Bloemen. ‘Maar dat er goed contact moet zijn tussen leidinggevende en medewerker staat vast. Wat daarvoor nodig is, vind je in de leidraad.’
Open deur
‘De ene manager voelt het soms van nature beter aan dan de andere, over hoe te handelen in moeilijke situaties’, zegt Wever. ‘Daarom zitten er misschien ook wel wat ‘open deuren’ in de leidraad.’ Ze noemt als voorbeeld van zo’n open deur het stellen van de vraag ‘hoe gaat met je’? Dat lijkt heel logisch, maar wordt wel eens overgeslagen. Maar ook dat de vraag ‘wanneer kom je terug?’ niet de meest tactische formulering is. Bloemen: ‘Je kunt veel beter aangeven dat je samen wilt kijken hoe de collega het werk weer op kan pakken.’
Rouwverlof
Volgens de beleidsadviseurs zijn alle situaties anders, daarom wordt het maatwerk expliciet benoemd. Zo is er in aparte voetnoot aandacht voor het rouwverlof, dat ‘indien nodig’ en ‘in overleg’ verleend kan worden voor maximaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur. ‘Dit hoeft niet aaneengesloten, maar kan bijvoorbeeld ook gespreid over een langere periode als een medewerker het nog niet lukt om de hele dag te werken. Rouwverlof is echt maatwerk en vooral bedoeld voor situaties waarbij het verlies van een naaste zeer grote impact heeft, bijvoorbeeld het verlies van een kind of levenspartner.’
Input voor het document werd opgehaald door kennis uit te wisselen met andere universiteiten onderzoeksorganisatie TNO, Steunpunt Verlies en ervaringen op te halen uit de eigen omgeving van Wever en Bloemen. ‘Wij vonden het belangrijk om deze leidraad in eigen bewoordingen, en vanuit UT-standpunt gezien, te schrijven en het vooral ook niet te langdradig te maken. Je wilt in deze situatie niet door ellenlange pagina’s heen moeten om vlot je informatie op te halen.’
Informatie over de leidraad rouw is te vinden op de hr-pagina, via het linkje met informatie voor managers. Informatie over rouwverlof vind je via de hr-serviceportal hier.
