Bij het openen van de folder met vergaderstukken let ik eerst op het aantal documenten en het aantal bytes. Neeen! Er zitten stukken bij van enkele megabytes: geen goed voorteken. Ik gaf mezelf twee uur om de vergadering voor te bereiden, maar dat gaat niet lukken. Ik had natuurlijk ook de zondagmiddag hieraan kunnen besteden, maar u voelt al aan dat dat voor mij heiligschennis is.
Op zo’n moment denk ik aan Winston Churchills notitie getiteld Brevity. Hij schrijft: To do our work, we all have to read a mass of papers. Nearly all of them are far too long . This wastes time, while energy has to be spent in looking for the essential points. Hij dringt aan op korte documenten, en geeft hiervoor tips. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om er een gewoonte van te maken om zoveel als mogelijk is overbodige frases weg te laten. Of korter en dus beter: laat bijvoorbeeld overbodige frases weg. En vermijd jargon en wollig taalgebruik, zegt Churchill ook nog.
Churchill schreef zijn notitie in augustus 1940 als lid van het War Cabinet. Tijdens een oorlog wil je geen dikke documenten doorploegen. Maar in 1951, weer premier, herhaalde hij zijn pleidooi. Terwijl Churchill niet vies was van dikke pillen: hij heeft de Nobelprijs voor literatuur in 1953 niet gekregen voor een pocketboekje of een bundeltje puntdichten.
Uiteraard zijn lange teksten niet altijd te vermijden. Soms vraagt het onderwerp om nuance, en gaat diepgang voor beknoptheid. En je kan je de vaardigheid eigen maken om in kortere tijd lange teksten te lezen. Zo is er een rijk aanbod van cursussen snellezen.
Overigens was Churchill niet de eerste die een pleidooi hield voor beknopte teksten. De uitspraak Kill your darlings wordt o.a. aan William Faulkner toegeschreven, maar is een variatie op Murder your darlings2, dat stamt uit 1916. Ook heeft in diezelfde tijd Willem Elsschot, bekend schrijver maar van origine reclamemaker, de zg Elsschotproef ontwikkeld om teksten te ontdoen van overbodige woorden.
Het memo van Churchill zou boven het bed van iedere beleidsmedewerker moeten hangen. En van iedereen die stukken schrijft die anderen voor hun werk moeten lezen, inclusief studenten. Het schrijven kost veel tijd voor een beperkte groep mensen, en het lezen ook, maar dan voor een veel grotere groep. Ik vermoed dat veel van die stukken niet of nauwelijks gelezen worden. Het is tragisch als je stuk door niemand gelezen wordt, bijvoorbeeld omdat iedereen denkt: ‘ik lees het niet, of alleen op hoofdlijnen, want ik gun me er geen tijd voor. Een ander zal het wel goed gelezen hebben’. De uitdrukking ‘Wie schrijft, die blijft’ gaat in dat geval niet op.
Het probleem ligt meer bij de lezer dan de schrijver. Schrijvers kunnen soms beter nog wat méér tijd besteden aan hun stuk, namelijk om het te zuiveren van ruis. Schrijven is schrappen¹. Met beknoptheid laat je zien dat je hoofd- en bijzaken kunt scheiden en dat je weet waar je over schrijft. In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister².
Beknopt schrijven straalt dus op jou als schrijver af, maar hét grote voordeel van beknopt schrijven is dat je stuk wordt gelezen. U hebt dit stuk uitgelezen. Hartelijk dank!
1On the Art of Writing, chapter XII. On Style, A. Quiller-Couch, 1916
1 Op de keper beschouwd, G. Bomans, 1963.
2 Natur und Kunst, J.W. von Goethe, 1800. Dit citaat gaat waarschijnlijk niet over schrijven, maar ik wilde Goethe een keer aanhalen
