Het scheelde weinig of De Bot was in de eerste twee weken van zijn loopbaan alweer vertrokken. ‘Ik wilde er direct de brui aan geven’, vertelt hij. ‘Op 1 september 1975 werd ik aangenomen als postagent en kassier, want in die tijd ging alles nog contant. Mijn twee directe collega’s waren niet betrokken bij mijn aanstelling. En dat zat ze flink dwars, zo bleek al snel.’
De Bot werd naar eigen zeggen flink ‘afgeknepen’ in de eerste weken van zijn campuscarrière. Tijdens de introductieweek gooiden zijn twee collega’s de jonge kassier direct voor de leeuwen. Hij mocht het collegegeld, de eerste huur en een waarborgsom bij de eerstejaars innen, terwijl zijn collega’s vanachter hun krant schampere opmerkingen maakten. ‘Totaal geen souplesse! Filevorming! Amateur!’ Ondertussen werd de rij met eerstejaarsstudenten steeds langer.
‘Ik vond het verschrikkelijk’, herinnert De Bot zich. ‘Op een gegeven moment was ik er helemaal klaar mee en heb ik er wat van gezegd. Toen hield het ook op. Ze boden later nog hun excuses aan.’ Het is een klein smetje op het begin van zijn UT-carrière waar hij verder mooie herinneringen aan bewaart. ‘Het contact met collega’s is altijd heel goed geweest. Ik heb ontzettend veel gelachen in al die jaren.’
'In al die jaren is het loon van de UT-medewerkers één keer één dag te laat gestort. Nou, dat was een festival. De telefoon stond roodgloeiend'
Verhalen
Na vijfenveertig jaar UT is De Bot een vat vol anekdotes. Tijdens koffiepauzes vragen collega’s geregeld om een verhaal. Dan begint De Bot bijvoorbeeld over hoe hij als kassier iedere week met 80.000 gulden in een loodgieterstas door het park naar de ABN-bank liep. Of zijn eigen favoriete anekdote: die keer dat twee collega’s in de nachtdienst hun salarissen met elkaar gingen vergelijken. De Bot was toen al opgeklommen van kassier naar hoofd salarisadministratie.
‘De twee collega’s hadden precies dezelfde functie. Maar ze kwamen erachter dat één van de twee per maand tweehonderd gulden meer kreeg overgemaakt. De volgende dag belde de laagverdiener mij op. Hij wilde weten hoe zoiets kon. Ik dook de boeken in om het na te kijken. Bleek de andere collega een veel hogere hypotheekrenteaftrek te hebben, oftewel een veel duurder huis. Maar ja, dat kon ik natuurlijk niet vertellen. Uiteindelijk heb ik het opgelost door de andere collega mij te laten bellen, en heb ik hem alles uitgelegd.’
Controleren
In 1982 wordt De Bot na een reorganisatie hoofd salarisadministratie en personeelsadministratie bij HR. Hij krijgt daarmee de verantwoordelijkheid over misschien wel de meest gevoelige klus op de campus: het uitbetalen van het salaris. In al die jaren is het loon van de UT-medewerkers één keer één dag te laat gestort, vertelt De Bot. ‘En dat kwam door een fout bij de bank. Nou, dat was een festival. De telefoon stond hier roodgloeiend. Ik hield er ook een paar vaste correspondentievrienden aan over, want de meeste UT’ers redden het niet met één mail.’
'Het laatste contact met medewerkers over de financiële afhandeling na een reorganisatie, of met nabestaanden bij een overlijden was soms zwaar'
Gelukkig bleef het bij die ene keer. ‘Hoe dat komt? Voor ons vak geldt: controleren, controleren en nog eens controleren. Dat is de enige manier om het goed voor elkaar te krijgen.’ En dat is soms werk met een behoorlijke ‘stressfactor’, stelt hij. ‘Het is zeker geen 9-tot-5-baantje. Als er ergens een fout in het systeem belandt, moet je die op tijd zien te vinden. Anders krijgt een medewerker geen salaris overgemaakt.’ Maar De Bot deed het altijd met plezier. ‘Ik vond het mooi werk, dat scheelt al een hoop. En we hebben altijd een goede groep mensen gehad.’
Toch zijn er ook vervelende herinneringen in de afgelopen vijfenveertig jaar. In zijn functie onderhield De Bot het laatste contact met medewerkers over de financiële afhandeling na een reorganisatie, of met nabestaanden bij een overlijden. ‘Dat is soms zwaar. Maar het is altijd goed verlopen; daarbij speelt ervaring een belangrijke rol.’ Ook de brand in het toenmalige TW/RC-gebouw – de huidige Cubicus – had volgens hem grote impact. ‘Het was een vervelende periode voor de hele UT. Vooral voor wetenschappers en promovendi die hun werk in vlammen op zagen gaan. Ook wij werden getroffen door de brand – zij het in veel mindere mate. Een back-up van onze bestanden overleefde de brand niet. Het koste veel tijd om dat te herstellen.’
Automatisering
Toen De Bot begon als hoofd salarisadministratie bestond er nog geen opleiding voor zijn functie. Hij leerde het met avondcursussen en door overleg met collega-administrateurs van andere universiteiten. De laatste jaren is de materie er volgens hem niet gemakkelijker op geworden, bijvoorbeeld door de internationalisering. ‘Toen ik begon kwamen er misschien dertig medewerkers uit het buitenland. Inmiddels zijn het er misschien wel vijftig keer zoveel. Vaak wonen collega’s ook nog deels in het buitenland. Dan is het helemaal een kriem om alle premies te verrekenen. De moeilijkheidsgraad van het werk ligt echt hoger dan toen ik begon.’
Er was nog een ingrijpende ontwikkeling in De Bots loopbaan. Hij maakte in de afgelopen vijfenveertig jaar vrijwel de gehele ICT-revolutie mee. Van de eerste computer met 10 megabyte geheugen tot de recente introductie van het nieuwe softwaresysteem AFAS. Vooral de implementatie van zo’n nieuw systeem is volgens het hoofd salarisadministratie een gigantische klus. ‘Pas na twee jaar gaat een nieuw systeem echt goed draaien. Tijdens de eerste weken van de introductie zijn werkdagen van half acht ’s ochtends tot half tien ’s avonds geen uitzondering. Maar let wel: het is vaak een verbetering. Door de automatisering gaat alles veel efficiënter.’
'Door Huize Heilige Hubertus ben ik op een bijzondere manier met de UT verbonden'
Pensioen
Zijn bijdrage aan de invoering van AFAS was De Bots laatste grote klus in het afgelopen jaar. Het coronavirus zorgde voor een vreemd afscheid van de campus. ‘Ik ben sinds corona misschien drie of vier keer op kantoor geweest. De laatste keer om mijn kast op te ruimen.’ Nu het definitieve afscheid nadert, kan hij zich opmaken voor zijn pensioen. ‘Bang voor verveling ben ik niet. Ik fiets en wandel, doe aan tuinieren en heb kleinkinderen waar ik graag op pas. Kortom, genoeg te doen.’
Op de valreep schiet hem nog een laatste anekdote te binnen. ‘Ik blijf op een bijzondere manier met de UT verbonden, of tenminste met de studenten. Mijn ouders komen oorspronkelijk uit Rotterdam. Toen de stad in de oorlog werd gebombardeerd, vluchtten ze naar Twente. Daar kwamen ze te wonen in Enschede op de Noorderhagen 4. Het is mijn geboortehuis. Inmiddels wonen er alweer jaren studenten van de UT. Huize Heilige Hubertus noemen ze het huis. De studenten vernoemden het naar mijn vader, Hubertus. Dat vind ik wel een bijzondere herinnering.’
Hoewel zijn ouders van oorsprong uit Rotterdam komen, is De Bot volledig geworteld in het Oosten. ‘Ik ben zo Twents als het maar kan. Er kwamen wel eens interessante vacatures voorbij in de afgelopen vijfenveertig jaar, bijvoorbeeld bij andere universiteiten. Maar dan moest ik naar het Westen van het land en daar had ik totaal geen belang bij. Nee, ik heb het hier op de UT altijd heel goed naar mijn zin gehad.’
