Ongetwijfeld is het vertrekpunt van elke werkgroep of ‘taskforce’ om iets op te leveren dat beklijft, en – zoals dat altijd zo mooi geroepen wordt – impact heeft. Dat het voortvloeiende rapport een toch al wel redelijk gezonde organisatie nog een stukje gezonder maakt. Of op z’n minst gelezen wordt door iemand anders dan de direct betrokkenen.
Tot zover het vertrekpunt. Maar wat te denken van het eindpunt? Neem bijvoorbeeld de recent verschenen eindrapporten van de SEGs. Voor wie de afgelopen jaren nog niet heeft gehoord van die afkorting (daar houden we nu eenmaal van op deze universiteit), het zijn de Shaping Expert Groups. Voor wie nog niet bekend is met de reden waarom die groepen in het leven zijn geroepen, dat heeft te maken met Shaping2030. U weet wel, de opvolger van Vision2020 en Route14+. De missie, visie en strategie van deze universiteit. Het was aan die groepen om de vertaalslag te maken, van een beleidsdocument naar de werkvloer.
Dat leverde op zijn beurt een veelvoud aan beleidsdocumenten op. Even voorbij de inhoud en de gedane moeite, laten we ons voor deze gelegenheid richten op de vorm. Per SEG – we houden de afkorting erin – verschilt die namelijk sterk. Waar één eindrapport zich liet vatten in een Word-document van een A4’tje, leverde de Inclusion-groep een eindrapport op van 148 pagina’s. En – gelukkig – ook een ‘executive summary’. De ijver is prijzenswaardig, ook al oogt niet ieder rapport even gesoigneerd. Hopelijk zijn de rapporten op het juiste bureau beland, zijn ze gelezen (ook die van 148 pagina’s) door de juiste paar ogen en volgen er tal van acties, initiatieven en wellicht nog meer werkgroepen.
De SEG-documenten zijn eerder regel dan uitzondering op deze universiteit. Ze werpen wel de aloude vraag op over doelen en middelen, zeker als het gaat om gemaakte keuzes die wel degelijk gevoeld gaan worden op de werkvloer. Al helemaal in het licht van de communicatieproblematiek die wordt aangestipt bij praktisch elke achtereenvolgende universiteitsraadsvergadering de laatste jaren.
Want wie een beetje oplet tijdens deze vergaderingen, hoort dat de UT’er zich schijnbaar steeds moeilijker laat bereiken. Het is schrijnend dat zelfs het rookverbod nog steeds niet behoort tot het collectief geheugen. Ergens toont de gemeenschap zich niet immuun voor een vorm van aandachtverslapping. Wat daarin niet helpt, is de benadering ten opzichte van de ‘papieren realiteit’. Het is hoe Raad van Toezicht-voorzitter Sylvia Butzke eerder zei over de managementrapportage: ‘Ergens voel ik dat dit geen sturingsinstrument is, maar eerder een verantwoordingsdocument richting ons. Maar ik wil geen rapportage ontvangen die speciaal voor ons gemaakt is – dat is bureaucratie.’
Precies die genoemde verantwoordings- of indekkingsdrang is funest voor elk goedbedoeld beleidsstuk. Het zorgt ervoor dat veel documenten in dusdanige abstractieniveaus blijven hangen, dat er zelfs voor een aandachtig lezer weinig van te vinden valt. Zo staat wel degelijk wat geschreven, maar het is vaak weinig uitgesproken, expliciet óf helder. Er wordt veel gepraat, maar weinig gezegd; een soort beleidskakofonie. En passant verdwijnen die documenten grotendeels ook nog eens in de krochten van de service portal. Daarmee zijn veel plannen niet alleen onduidelijk, oncontroleerbaar en onbeduidend, maar ook nog eens onvindbaar.
Met het oog op die zo wenselijke impact op de werkvloer, zou het geen verkeerde gedachte zijn om de energie van al die werkgroepjes wat beter te kanaliseren. Ergens raakt gaandeweg het eindpunt uit zicht en de algehele verstrooiing die daardoor optreedt is in niemands belang. Niet in die van de werkgroep, die hun werk onderin de bureaula ziet eindigen. Niet in die van de bestuurder die moet besluiten. En al helemaal niet in die van de medewerker of student, die graag wil dat er mét ze wordt gepraat, niet langs ze heen.
