Petra Mulder, directeur van FEZ, kondigde het bij haar komst op de UT begin 2017 al aan: FEZ moet meer de adviesrol pakken. Daar zijn nu consequenties aan verbonden. ‘Wat we willen komt niet overeen met wat we in huis hebben’, zegt ze. ‘Onze omgeving vraagt andere dienstverlening. Om daar aan te voldoen moeten we reorganiseren. Dat heeft te maken met de brede UT2020-reorganisatie. We passen ons als UT en FEZ aan bij een nieuwe realiteit, met een complexere wet- en regelgeving. Zo moeten universiteiten onderzoeksgeld vanuit de overheid steeds vaker matchen met eigen middelen, en krijgt FEZ meer adviesvragen vanuit de faculteiten. Daarvoor hebben we andere competenties nodig.’
Boventallig
Onlangs kregen de medewerkers te horen wat de plannen zijn, en voor wie dat gevolgen heeft. ‘Natuurlijk is dat niet leuk’, zegt ze. ‘Maar het moet gebeuren. Ik kan niet naar het CvB met de vraag: doe me er vijf mensen bij. Voor deze reorganisatie vangen we een deel op via natuurlijk verloop, maar we ontkomen er niet aan om een aantal fte boventallig te verklaren. Dat heeft niets met kwaliteit van de mensen te maken, maar met welke kant we als dienst op willen en moeten.’
Mulder benadrukt dat deze reorganisatie nodig is. ‘Als we het niet nu doen, dan zou het binnenkort op stapel staan, zegt ze. ‘We kiezen voor de grote verandering in één keer, zorgen dat we de organisatie hebben staan. Dan kan iedereen verder met de toekomst.’
Advies op maat
De nieuwe inrichting van FEZ is het ‘begin van het begin’, zoals Mulder het zegt. ‘We gaan praten met de faculteiten en de diensten over onze ondersteuning en toegevoegde waarde. Dat gaan we vervolgens monitoren: waar is bijsturing nodig?’ Mulder denkt dat er alleen maar voordelen zijn voor de organisatie. ‘Meer advies op maat en betere ondersteuning.’
Mulder zegt er niet meer administratief werk komt te liggen bij de diensten en faculteiten. ‘Dat vangen we op met digitalisering, die al merkbaar is. Er zijn minder mensen nodig voor het administreren. Die ruimte zetten we in voor advies, en daar zijn andere vaardigheden voor nodig. Die digitalisering zet alleen maar verder door.’ De directeur FEZ ziet de reorganisatie als stap richting meer lean werken. ‘Daar geloof ik in: UT’ers kunnen prima zelf bepalen hoe ze hun werk verbeteren. Daar hoeven wij niet bovenop te zitten.’
Het plan voor de ‘doorontwikkeling’ van FEZ ligt bij de dienstraad (het centrale medezeggenschapsorgaan) voor advies.
