Hans Oeloff, directeur HR, herkent een deel van de kritiek van de Uraad. ‘Neem bijvoorbeeld de gebruiksvriendelijkheid. Het is soms minder intuïtief dan medewerkers waren gewend. Mensen komen er uiteindelijk vaak wel uit, maar het loopt stroever.’ Volgens Oeloff kwamen er ook veel vragen over het Engels als taalinstelling van AFAS. ‘De voertaal van de UT is Engels, daarom maakten we deze keuze. Inmiddels kunnen gebruikers de applicatie ook deels in het Nederlands gebruiken.’
Collegevoorzitter Vinod Subramaniam noemde tijdens de Uraad het belang van testen, testen en nog eens testen bij de introductie van een nieuw systeem. ‘Dat is ook gebeurd’, zegt Oeloff. ‘Maar door sommige dingen werden we overvallen, zoals het overzetten van oude jaargesprekken naar het nieuwe systeem. Dat is niet goed gegaan en daar waren mensen boos over – wat ik ook begrijp. Zeker in het begin liepen er dingen niet goed, maar inmiddels is er veel verbeterd. We hebben heel bewust gekozen voor AFAS en de software werkt prima. Alleen gebruikers moeten altijd aan nieuwe systemen wennen.’
Eén systeem
Cathelijne de Carpentier Wolf, HR manager bij de faculteit ET, wijst op de omvang van het nieuwe softwarepakket. ‘Bij de introductie zijn 23 losse applicaties vervangen door één systeem. AFAS wordt nu een soort containerbegrip voor alle kritiek, terwijl het probleem ook bij de uitfasering van de oude applicaties ligt. Dat onderscheid moeten we wel blijven maken.’
Met de introductie van AFAS is volgens De Carpentier Wolf bewust gekozen voor één systeem. ‘Daar zijn afspraken en keuzes over gemaakt. We willen als organisatie op één manier werken. Sommige medewerkers zijn een eigen manier van werken gewend en hebben moeite om zich te conformeren. Het nieuwe systeem dwingt ze daartoe. Dat is soms lastig.’
Tijdens de Uraad kwam er nog een ander heikel punt naar voren: de privacygevoeligheid. Oeloff wil er niet te veel woorden aan vuil maken. ‘Er zijn geen privacy issues. Alles is volledig ‘AVG-proof’ en voorzien van een externe juridische onderbouwing.’ Volgens De Carpentier Wolf hoort het bij de centrale manier van werken. ‘We willen als UT één werkgever zijn. Het klopt dat sommige HR-medewerkers beperkte inzagerechten hebben in de hele organisatie, maar dat is niet zonder reden. Deze achtergrondinformatie is bijvoorbeeld nodig om interne overplaatsingen te ondersteunen.’
Elders
Ook op andere universiteiten ging de introductie van AFAS niet zelden zonder slag of stoot. Aan de Rijksuniversiteit Groningen zorgde de implementatie van het nieuwe softwaresysteem in 2020 voor ‘chaos’, zo blijkt uit een verhaal van de UKrant (het nieuwsmedium van de RUG). De UT was op de hoogte van de Groningse problemen, stelt Oeloff. ‘We hebben erop geanticipeerd. Er is contact geweest met andere instellingen en er zijn cruciale andere keuzes gemaakt. We hebben geprobeerd om te leren van de ervaringen elders.’
Nog altijd is de UT in overleg met andere universiteiten over het nieuwe systeem. ‘We blijven ervaringen delen. Het is nog niet perfect op de UT, en dat zal ook nog wel even duren. Daar werken we aan. De introductie van een nieuw systeem vergt veel tijd. Tegelijkertijd is er in een jaar tijd veel bereikt. Het belangrijkste is dat de basis goed werkt en dat de gebruiksvriendelijkheid wordt verbeterd. Ook de komende periode zullen we aanpassingen blijven doorvoeren. Het systeem is nooit af.’
