‘Ik geloof niet zo in een eindboodschap’, antwoordt Schaaf op de vraag wat hij de UT wil meegeven voor de komende jaren. Thuis in Hellendoorn praat hij over zijn tijd als voorzitter van de raad van toezicht (RvT). Het gesprek vindt plaats op de veranda van het huis dat is omringd door weilanden en bos. In de verte glinstert de Regge. Het is een ideaal ‘uitloopgebied’ voor de paarden, vertelt de vertrekkend voorzitter. ‘Als paardenliefhebbers zijn we hier jaren naar op zoek geweest. Zoiets vind je verder alleen op de Veluwe en misschien in Limburg.’
Nee, dan Duitsland. Daar is een plekje midden in de natuur makkelijker te vinden, weet Schaaf. Hij woonde jarenlang buitenaf in de buurt van München, het hart van de internationale markt en de economische motor van Zuid-Duitsland. Schaaf werkte er bij bedrijven als Siemens en Deutsche Telekom. ‘We keken vanaf ons huis uit op de Zugspitze. Toch stond ik binnen een half uur in een parkeergarage in het centrum van München. Dat is het mooie van die stad.’
Schaaf, tevens UT-alumnus, heeft een lange carrière in het bedrijfsleven. Zo was hij – eenmaal terug uit Duitsland –topman bij printgigant Océ. ‘Bij alle bedrijven waar ik werkte, zag ik het belang van procesdenken. Ik ben een fervent aanhanger van continuous improvement, waarbij je kleine stapjes zet om het proces te verbeteren. Iedereen snapt hoe dat in een fabriek werkt: het productieproces gaat door kleine verbeteringen steeds iets soepeler lopen. Maar volgens mij kun je het overal toepassen, zelfs op een universiteit.’
'Voor velen voelde de raad van toezicht als een soort black box'
Sinds 2012 is Schaaf lid van de RvT van de UT. In 2015 wordt hij voorzitter. De uit het bedrijfsleven afkomstige Schaaf ziet vrijwel direct verbeterpunten op het gebied van ‘procesdenken’. ‘Je moet iedere dag bij jezelf denken: hoe doe ik mijn werk en wat kan er beter? Ik zal een voorbeeld geven. In de jaren negentig kregen we in het bedrijfsleven te maken met de ISO-kwaliteitsrichtlijnen. Sindsdien moest iedere fabriek continu de kwaliteit waarborgen om aan de ISO-richtlijnen te voldoen. Het bleek een zegen. Als je de kwaliteit namelijk op orde houdt, is een controle geen last. Sterker nog: je kunt zelf de controle uitvoeren.’
‘Voor de UT kun je dat vertalen naar de zesjaarlijkse instellingstoets van onderwijskeurmeester NVAO. Daarin wordt getoetst of het onderwijs van de UT aan de kwaliteitsafspraken voldoet. Deze toets halen we als universiteit met vlag en wimpel, maar het is altijd een flinke inspanning. En dat is best gek, want het is onderdeel van je primaire proces: het onderwijs. Nu gaan we – om in studententermen te spreken – twee dagen van tevoren keihard blokken voor het tentamen. Terwijl een controle iedere dag moet kunnen, zonder dat je er zenuwen van krijgt. Deze manier van kijken – wat ik dan ‘procesdenken’ noem – probeerde ik te introduceren als raadslid en voorzitter. Deels is dat gelukt. Maar we kunnen nog steeds stappen maken.’
Wat trof u negen jaar geleden nog meer aan als lid van de RvT?
‘Het zat allemaal wat meer op slot. Er was op de UT ruimte voor meer openheid en transparantie. Toen ik begon waren er echt verschillende kampen en de sfeer was er één van ‘take it or leave it’. Als RvT probeerden we daar verandering in te brengen, want polarisatie is nooit goed. Als mensen met plezier naar hun werk gaan, leidt dat tot betere resultaten. Het ‘samengevoel’ is in de afgelopen negen jaar sterk verbeterd.’
Waar merkt u dat aan?
‘Nou, bijvoorbeeld tijdens de laatste Uraad, waar wij als RvT bij aanwezig waren. Ik zag hoe de partijen actief op zoek gingen naar een compromis. Vroeger was dat een stuk minder. Ook als RvT zochten wij de samenwerking. De voorzitter van de Uraad, Herbert Wormeester, vertelde laatst dat de RvT vroeger voor velen voelde als een soort black box. Inmiddels is daar gelukkig verandering in gekomen. De benoemingsadviescommissie, waarin de RvT samen met verschillende afgevaardigden vanuit de UT op zoek gaat naar nieuwe collegeleden, droeg daar aan bij. Zo’n commissie is inmiddels wettelijk verplicht, maar wij begonnen er al eerder mee. Het geeft een veelvoud aan perspectieven, en dat zorgt voor draagvlak bij een nieuwe benoeming.’
'We maken op de UT geen beleid volgens een communistische planeconomie'
Samen met de benoemingsadviescommissie (BAC) selecteert de RvT nieuwe collegeleden. Waar selecteerden jullie in het bijzonder op?
‘Openheid en transparantie waren voor ons heel belangrijk. Daar zochten we mensen echt op uit. Mirjam Bult droeg bijvoorbeeld sterk bij aan de openheid van de UT. Maar ook bij het ‘procesdenken’ speelde ze een belangrijke rol. In Victor van der Chijs vonden we iemand met een ander perspectief. Hij kreeg de opdracht om de UT anders te positioneren. Ik vond dat hij het geweldig deed: hij was langer dan gebruikelijk voorzitter van de 4TU en speelde een belangrijke rol bij de Van Rijn-gelden.’
Zijn er ook momenten van frictie geweest tussen de RvT en het CvB?
‘Ik zou het eerder discussiepunten noemen. Natuurlijk waren er zulke momenten. Verschillen van inzicht zijn noodzakelijk. Het masteronderwijs, de samenwerking met de VU en het Twents Onderwijsmodel (TOM, red.) waren thema’s waar we uitgebreid over spraken. Altijd vanuit de vraag: wat willen we als universiteit bereiken? Soms is het nodig om bij te sturen. Vanuit de eerste versie van het Twents Onderwijs Model zijn we gekomen tot TOM 2.0. Dat is een kwestie van voortschrijdend inzicht. We maken geen beleid volgens een communistische planeconomie. Daarom zeg ik: we verbeteren het proces met kleine stapjes.’
'Toen ik hier studeerde, was impact maken op de maatschappij al een missie van onze universiteit, en dat is het nog steeds'
De UT voerde het Engels in als voertaal. Hoe keek u naar de discussie hierover?
‘Een discussie was te verwachten. Maar Engels past bij onze ambitie als internationale universiteit. Ik ben – en dan ga ik een Engels woord gebruiken – misschien een beetje biased. In mijn carrière werkte ik altijd in een internationale omgeving. Daar sprak ik grotendeels niet in mijn moerstaal. Ook als UT willen we in een internationale omgeving acteren. Maar Engels is geen dogma. Als ik met Victor (van der Chijs, red.) spreek, dan doen we dat gewoon in het Nederlands. We zullen in de toekomst blijven kijken waar we tegenaanlopen en waar nodig dingen aanpassen. Ik wijs daarom nog maar eens op het begrip continuous improvement.’
In de jaren zeventig studeerde u zelf aan de UT (toen nog THT). Is er veel veranderd?
‘Ja en nee. Het was een andere wereld. Tegelijkertijd was impact maken op de maatschappij toen al een missie van onze universiteit, en dat is het nog steeds. Wij werden opgeleid als brede ingenieurs. We kregen maatschappijwetenschappen en in het eerste jaar was er een algemene propedeuse met elektrotechniek, chemie en werktuigbouwkunde. Zowel chemie als elektrotechniek waren hobby’s van mij: ik had thuis een chemisch lab en knutselde aan radio’s. Vanwege die combinatie koos ik voor de brede propedeuse in Twente.’
‘Mijn studententijd in Enschede was een geweldige tijd, ook naast mijn studie. Ik richtte de Jazzclub Drienerlo op. Met de club organiseerden we improvisatielessen en concerten. Als saxofonist probeerde ik zelfs nog een jaar om muzikant te worden. Jazzcafé de Tor in Enschede was toen ‘hot’. Ik deed er alles. Ik was uitsmijter, barman en muzikant.’
Schaaf staart even voor zich uit op de veranda. ‘Zoals ik al zei: ik geloof niet zo in een eindboodschap. Ik was negen jaar lid van de RvT, een jaar langer dan gebruikelijk, en dat is lang genoeg. Het is tijd voor vers bloed. Ik ben ook erg tevreden met de nieuwe CvB-leden die komend studiejaar gaan beginnen. Ik weet zeker dat zij het samengevoel op de UT nog verder gaan versterken.’
Over vers bloed gesproken. De vertrekkend voorzitter heeft sinds kort een nieuw paard. ‘Mijn vorige paard was niet dapper genoeg om buiten te rijden. Wist je dat paarden vluchtdieren zijn? Wanneer ze gevaar zien, willen ze ervandoor. Dat kan best gevaarlijk zijn, en dat kan ik niet meer hebben. Het was daarom tijd voor een wat stoerder paard.'
