Eerder deze maand sorteerde het college van bestuur al voor op een UT-brede organisatiewijziging. Tot een officiële aankondiging daarvan kwam het woensdagochtend niet. Wat wel op tafel lag was een memo, als onderwerp voor discussie hoe om te gaan met organisatiewijzigingen. En met name: wat is de rol van de medezeggenschap daarin?
In die zin waren de ‘spelregels’ aan de hand van de huidige ‘regeling organisatiewijzigingen’ onderwerp van gesprek bij deze ingelaste openbare vergadering. Een vergadering die – verrassend genoeg – op veel belangstelling kon rekenen: een twintigtal UT’ers keek via Teams mee.
Spelregels
Die spelregels slaan op drie types organisatiewijzigingen – A, B en C. Beknopt uitgelegd: type A slaat op een zogeheten ‘eenheidsoverstijgende organisatiewijziging’ met lage impact, gericht op snelle kostenbesparing, continuïteit en efficiëntie. Hoe klein zo’n wijziging ook, in dat geval moet die wijziging worden gemeld bij het college van bestuur – en in dat geval is het aan de universiteitsraad om er al dan niet mee in te stemmen. De faculteits- of dienstraad die het aangaat heeft dan adviesrecht.
Anders is het bij type B. Dan gaat het om een ‘lokale organisatiewijziging binnen een eenheid, om hun financiële doelen te halen’. Dat geldt bijvoorbeeld momenteel voor de faculteit TNW, die in september een reorganisatie afkondigde. In dat geval vindt de discussie plaats met de lokale medezeggenschap. Die heeft ook het recht om al dan niet met de plannen in te stemmen.
Types A en B moeten ervoor zorgen dat de faculteiten en diensten op de UT snel organisatorisch kunnen bijsturen, in afwachting van type C: een UT-brede organisatiewijziging. Daar wordt momenteel aan gewerkt; in mei 2025 moet er een institutioneel meerjarenplan op tafel liggen. Uiterlijk in december 2025 wil het college van bestuur een UT-breed plan voor een organisatiewijziging óf reorganisatie rond hebben.
Op de deur kloppen
De Uraad en het CvB discussieerden woensdagochtend over wanneer er sprake is van een ‘eenheidsoverstijgende organisatiewijziging’. ‘Zelfs als het effect bij een andere eenheid miniem is, behandelen we het per casus?’, vroeg universiteitsraadsvoorzitter Herbert Wormeester. ‘Ja’, antwoordde collegevoorzitter Vinod Subramaniam. ‘Als een eenheid merkt dat een organisatiewijziging effect heeft, begint het sowieso al bij het op de deur kloppen bij de andere eenheid die het betreft. Daar moet de discussie beginnen. En dan kloppen wij vervolgens op de deur van de universiteitsraad.’
Bovenal zei Subramaniam te willen waken over de rechten van de decentrale medezeggenschap. ‘Als één eenheid moet reorganiseren, moet het gesprek op dat niveau plaatsvinden, binnen die lokale medezeggenschap. Wat we niet willen doen is inbreuk maken op de rechten en verantwoordelijkheden van de decentrale medezeggenschap.’
Vertrouwelijk of openbaar?
Een ander heikel punt dat de Uraad aanstipte was de vraag wanneer plannen vertrouwelijk zijn en wanneer openbaar. Is dat wanneer er een conceptplan ligt, of wanneer het besluit wordt genomen? ‘In grote lijnen, als een plan in de adviesfase is, is het vertrouwelijk. Wat ter instemming ligt, is openbaar – met respect naar de privacy van mensen’, antwoordde Subramaniam.
Maar is te voorkomen dat de informatie vroegtijdig al ‘lekt’?, vroeg de Uraad zich af. Bram Schouwstra, voorzitter van de faculteitsraad van TNW, mengde zich vervolgens in de discussie. ‘We ontvangen het reorganisatieplan voor onze faculteit waarschijnlijk volgende week. Maar volgens de tijdlijn vinden de gesprekken met mensen op wie de reorganisatie impact heeft pas over twee maanden plaats. Het wordt sowieso moeizaam en verwarrend voor de collega’s die het aangaat. Daarom moeten we heldere afspraken maken over wanneer wat gecommuniceerd wordt.’
‘Reservetank raakt leeg’
Daaropvolgend kaartte universiteitsraadslid Laura Vargas een communicatieprobleem aan. ‘Per mail zijn we geïnformeerd over een bijeenkomst over het reorganisatieplan van TNW op 17 december. Maar dat was ook het enige dat in die e-mail stond. Mensen vragen zich dan af waarom? Wat is er aan de hand? Zo’n mail creëert gevoelens van geheimhouding en onrust.’ En, vulde haar collega Eline Marsman aan: ‘De reservetank van mensen raakt op een gegeven moment leeg.’
Daarom spoorde de universiteitsraad het college van bestuur aan om niet pas in december volgend jaar een UT-breed organisatieplan te hebben, maar eerder. Dat vooral vanwege het welzijn van medewerkers. Het CvB kon zich vinden in die stroomversnelling. ‘Maar de realiteit is wel dat we het goed moeten doen’, was de winstwaarschuwing van Subramaniam.
Het CvB en de Uraad praten over twee weken verder over de aangestipte zorgen en onduidelijkheden, zoals de rol van de decentrale medezeggenschap, openbaarheid en communicatie.
